Avklar hva som faktisk er åpent
Et besøk utenom åpningstid krever mer enn et avtalt møtetidspunkt. Resepsjonens bemanning, bygningens adgangsforhold og vertens tilstedeværelse er tre forskjellige ting. Avklar dem hver for seg før gjesten får en endelig bekreftelse.
Et reservert møterom eller en forhåndsregistrert gjest dokumenterer ikke at gjesten kan komme inn. Be bygningsansvarlig bekrefte hvilke godkjente ankomst- og adgangsavtaler som gjelder på det ønskede tidspunktet. Kan besøket ikke gjennomføres etter disse avtalene, flytt det til et tidspunkt der mottaket er ordnet.
Gjør en spesifikk avtale med verten
- Ankomst: Avtal nøyaktig inngang, tidspunkt og møtested. Unngå generell adresse dersom gjesten skal bruke en annen inngang enn på dagtid.
- Vert: Bekreft hvem som tar imot, og hvordan gjesten får kontakt ved forsinkelse. En sendt melding er ikke det samme som en avtale verten har bekreftet.
- Stedfortreder: Avtal hvem som overtar dersom verten blir forhindret. Gi personen beskjed på forhånd og få avtalen bekreftet.
Send gjesten nødvendig praktisk informasjon
Samle de bekreftede opplysningene i én invitasjon eller melding: ankomststed, tidspunkt, kontaktmåte og eventuelle lokale instruksjoner. Bruk deres godkjente prosess for adgangsinformasjon. Ved endringer skal den som tar imot, ha samme informasjon som gjesten.
Kontroller også om øvrige avtaler gjelder på det sene tidspunktet. Parkering eller bestilling av møtebevertning på dagtid bekrefter ikke i seg selv service på kveldstid. Få konkret sted, tidspunkt og ansvar bekreftet.
Avtal avreise før besøket starter
Avklar hvem som har ansvaret til besøket er avsluttet, hvor eventuelle gjestekort leveres tilbake, og hvordan utsjekking registreres etter deres lokale prosess. At sluttiden i møteinvitasjonen er passert, beviser ikke at gjesten har gått eller levert tilbake kortet.
Hvis besøket varer lenger enn planlagt, må verten avklare om de avtalte forholdene fortsatt gjelder. Kontakt den ansvarlige fremfor å anta at en forlenget kalenderbooking også endrer bygningens adgang eller bemanning.
Bruk gjesteregistrering som en del av avtalen
MyDesk beskriver forhåndsregistrering, innsjekking og ankomstbeskjed til verten. Avklar det konkrete oppsettet med MyDesk og deres bygningsansvarlige. Registreringen erstatter ikke avtalen om fysisk mottak, adgang og avreise.
Se MyDesks løsning for gjesteregistrering