Clarifier ce qui est réellement ouvert
Une visite en dehors des horaires d’ouverture demande plus qu’une heure de réunion convenue. La présence de personnel à l’accueil, l’accès au bâtiment et la présence de l’hôte sont trois points distincts. Clarifiez-les séparément avant de confirmer la visite.
Une salle réservée ou un visiteur préenregistré ne prouvent pas que ce dernier peut entrer. Demandez au responsable du bâtiment de confirmer les modalités autorisées d’arrivée et d’accès à l’heure souhaitée. Si la visite n’est pas possible dans ces conditions, déplacez-la à un horaire où l’accueil est organisé.
Convenir d’une organisation précise avec l’hôte
- Arrivée : précisez l’entrée exacte, l’heure et le point de rendez-vous. Évitez une adresse générale si le visiteur doit utiliser une entrée différente de celle utilisée en journée.
- Hôte : confirmez qui accueille le visiteur et comment celui-ci peut joindre cette personne en cas de retard. Envoyer un message ne vaut pas un accord confirmé par l’hôte.
- Remplaçant : convenez de la personne qui prend le relais si l’hôte est indisponible. Prévenez-la à l’avance et obtenez sa confirmation.
Envoyer au visiteur les informations pratiques nécessaires
Regroupez les informations confirmées dans une invitation ou un message : lieu d’arrivée, heure, moyen de contact et consignes locales. Suivez votre procédure approuvée pour les informations d’accès. En cas de changement, la personne chargée de l’accueil doit avoir les mêmes informations que le visiteur.
Vérifiez aussi si les autres dispositions s’appliquent à cet horaire tardif. Une possibilité de stationnement ou une commande de restauration en journée ne confirme pas à elle seule un service en soirée. Faites confirmer le lieu, l’heure et les responsabilités précises.
Organiser le départ avant le début de la visite
Précisez qui reste responsable jusqu’à la fin de la visite, où les éventuels badges sont rendus et comment le départ est enregistré selon votre procédure. Le fait que l’heure de fin de l’invitation soit passée ne prouve pas que le visiteur est parti ou a rendu son badge.
Si la visite se prolonge, l’hôte doit vérifier que les conditions convenues s’appliquent toujours. Contactez la personne responsable plutôt que de supposer qu’une réservation prolongée dans le calendrier modifie aussi l’accès au bâtiment ou la présence du personnel.
Intégrer l’enregistrement des visiteurs à l’organisation
MyDesk décrit le préenregistrement, l’enregistrement à l’arrivée et les notifications à l’hôte. Précisez la configuration avec MyDesk et le responsable du bâtiment. L’enregistrement ne remplace pas les dispositions sur l’accueil en personne, l’accès et le départ.
Voir la solution MyDesk pour l'enregistrement des invités