Une invitation de calendrier indiquant l’heure et le nom de l’entreprise peut suffire à un collègue. Un visiteur qui vient pour la première fois doit aussi savoir quel bâtiment, quelle entrée et quel accueil utiliser. Regroupez les informations pratiques pour qu’il les retrouve sur son téléphone à son arrivée.
Que doit contenir l’invitation ?
- Heure, heure de fin prévue et but de la visite.
- L'adresse complète, l'entrée correcte et éventuellement un lien vers un plan.
- Le nom de la personne qui reçoit le visiteur et un moyen de la joindre en cas de retard ou de difficulté à trouver l’entrée.
- Une brève explication de l’endroit où signaler son arrivée et attendre.
- Informations pratiques sur le stationnement et l'accès en fonction de la visite.
Demandez si le visiteur aura besoin d’aide à son arrivée. Précisez ses besoins directement avec lui et vérifiez le parcours jusqu’à l’accueil et à la salle de réunion. Ne promettez pas un accès adapté avant de l’avoir vérifié.
Répartissez la responsabilité entre l’hôte et la réception
La personne qui reçoit le visiteur organise la visite et informe l’accueil de l’arrivée prévue. L’accueil doit savoir qui viendra le chercher et qui contacter si cette personne est occupée. Prévoyez un remplaçant si nécessaire.
Le préenregistrement consiste à préparer la visite avant l’arrivée. L’enregistrement sur place confirme l’arrivée effective. Une invitation ou un nom sur la liste des visiteurs attendus ne prouve donc pas, à lui seul, que la personne est arrivée.
Un exemple de court message d'arrivée
Adaptez ce modèle à vos locaux : Nous avons rendez-vous le [date] à [heure], à l’adresse [adresse]. Utilisez l’entrée près de [point de repère] et signalez votre arrivée à [accueil/borne d’enregistrement]. Je viendrai vous y chercher. En cas de retard ou de besoin d’aide, vous pouvez me joindre via [moyen de contact]. La visite devrait se terminer à [heure].
N'ajoutez des instructions de stationnement que si vous connaissez les règles et options applicables. Une invitation n’est pas automatiquement une réservation de stationnement ou un permis d’entrée.
Lorsque l'heure, les participants ou l'hôte changent
Mettez à jour l’invitation et vérifiez aussi la visite préparée dans le registre des visiteurs. Suivez votre procédure habituelle plutôt que de supposer que tous les systèmes se mettent à jour ensemble. Informez l’accueil des changements de dernière minute et assurez-vous que le visiteur dispose des informations actuelles.
Pour les visites de groupe, désignez une personne pour coordonner la liste des participants et leur accueil. Déterminez si le groupe arrive ensemble, où il attendra et qui aidera les personnes arrivant plus tard.
C'est ainsi que MyDesk peut accompagner la préparation
Avec le système d’enregistrement des visiteurs MyDesk les visiteurs peuvent être préenregistrés depuis Outlook. L’accueil peut aussi importer une liste pour une visite de groupe. Lors de l’enregistrement sur place, la personne qui reçoit le visiteur peut recevoir un e-mail ; les SMS nécessitent une activation. Les messages et procédures dépendent de votre configuration.
Lisez notre aperçu de l'enregistrement des invités, de l'invitation au départ pour le reste de la visite. Si la visite comprend également de la nourriture ou des boissons, vous pouvez utiliser la check-list pour la restauration de réunion.
Relisez le message comme un nouveau visiteur
Ouvrez l’invitation sur un téléphone. Pouvez-vous trouver l’entrée, comprendre quoi faire à l’arrivée et joindre quelqu’un sans connaître les lieux ? Clarifiez les points ambigus avant l’envoi. Une invitation claire donne au visiteur et à l’accueil une base commune.