Voor een collega kan een agenda-uitnodiging met tijdstip en bedrijfsnaam voldoende zijn. Wie voor het eerst komt, moet ook weten welk gebouw, welke ingang en welke receptie bedoeld zijn. Zet de praktische informatie bij elkaar, zodat de bezoeker die bij aankomst op de telefoon kan vinden.
Wat moet de gastuitnodiging bevatten?
- Tijd, verwachte eindtijd en doel van het bezoek.
- Het volledige adres, de juiste ingang en eventueel een kaartlink.
- Naam van de gastheer en een contactmethode als de gast vertraging heeft of niet binnen kan komen.
- Een korte uitleg waar de gast zich meldt en waar hij moet wachten.
- Praktische informatie over parkeren en toegang indien relevant voor het bezoek.
Vraag of de bezoeker bij aankomst hulp nodig heeft. Bespreek specifieke behoeften rechtstreeks met die persoon en controleer de route naar de receptie en de vergaderruimte. Beloof pas dat de route toegankelijk is nadat u dit hebt gecontroleerd.
Verdeel de verantwoordelijkheid tussen gastheer en receptie
De gastheer regelt het bezoek en zorgt ervoor dat de receptie op de hoogte is van de verwachte aankomst. De receptie moet weten wie de gast ophaalt en wie er gecontacteerd kan worden als de gastheer bezet is. Zorg indien nodig voor een vervanger.
Voorinschrijving betekent dat het bezoek vóór aankomst wordt voorbereid. Bij het inchecken wordt de daadwerkelijke aankomst geregistreerd. Een uitnodiging of een naam op de lijst met verwachte gasten is op zichzelf dus geen bewijs dat de gast is gearriveerd.
Een voorbeeld van een kort aankomstbericht
Pas dit voorbeeld aan uw kantoor aan: We spreken af op [datum] om [tijd] op [adres]. Gebruik de ingang bij [herkenningspunt] en meld u bij [receptie/incheckpunt]. Ik haal u daar op. Bij vertraging of vragen kunt u mij bereiken via [contactmogelijkheid]. Het bezoek eindigt naar verwachting om [tijd].
Voeg alleen parkeerinstructies toe als u de geldende regels en mogelijkheden kent. Een uitnodiging is niet automatisch een parkeerreservering of een toegangsbewijs.
Wanneer de tijd, deelnemers of gastheer veranderen
Corrigeer de uitnodiging en controleer ook het voorbereide bezoek in de gastenregistratie. Volg uw afgesproken workflow in plaats van ervan uit te gaan dat alle systemen samen worden bijgewerkt. Breng de receptie vlak voor aankomst op de hoogte van eventuele wijzigingen en zorg ervoor dat de gast over de laatste informatie beschikt.
Bij groepsbezoeken moet één persoon de deelnemerslijst en de ontvangst op elkaar afstemmen. Spreek af of de groep samen komt, waar er wordt gewacht en wie de deelnemers helpt die later arriveren.
Zo kan MyDesk de voorbereiding ondersteunen
Met MyDesk gastregistratie kunnen bezoekers vooraf via Outlook worden geregistreerd. De receptie kan ook een gastenlijst voor een groepsbezoek importeren. Bij het inchecken kan de gastheer een e-mail ontvangen; sms vereist activering. De berichten en werkwijzen hangen af van uw instellingen.
Lees onze uitleg over bezoekersregistratie, van uitnodiging tot vertrek voor het verdere verloop van het bezoek. Als u ook eten of drinken nodig heeft, gebruikt u de checklist voor vergadercatering.
Lees het bericht alsof u voor het eerst op bezoek komt
Open de uitnodiging op een telefoon. Kunt u de ingang vinden, begrijpen wat u bij aankomst moet doen en iemand bereiken zonder het kantoor te kennen? Verduidelijk onduidelijke punten voordat u de uitnodiging verstuurt. Een duidelijke uitnodiging geeft de bezoeker en de receptie een gemeenschappelijk uitgangspunt.