Una invitación de calendario con la hora y el nombre de la empresa puede bastar para un compañero. Quien visita la oficina por primera vez también necesita saber qué edificio, entrada y recepción debe utilizar. Reúna la información práctica para que pueda encontrarla en el móvil al llegar.
¿Qué debe incluir la invitación?
- Hora, hora prevista de finalización y motivo de la visita.
- La dirección completa, la entrada correcta y posiblemente un enlace al mapa.
- El nombre del anfitrión y una forma de contacto si el visitante se retrasa o no encuentra la entrada.
- Una breve explicación de dónde debe anunciar su llegada y esperar el visitante.
- Información práctica sobre aparcamiento y acceso cuando sea relevante para la visita.
Pregunte si el visitante necesitará ayuda al llegar. Aclare sus necesidades directamente con esa persona y compruebe el recorrido hasta la recepción y la sala de reuniones. No prometa un acceso accesible sin haberlo comprobado.
Dividir la responsabilidad entre anfitrión y recepción.
El anfitrión organiza la visita y se asegura de que recepción conozca la llegada prevista. El personal debe saber quién recogerá al visitante y a quién contactar si el anfitrión está ocupado. Designe un sustituto si hace falta.
La preinscripción significa que la visita se prepara antes de la llegada. El check-in registra la llegada real. Por lo tanto, una invitación o un nombre en la lista de invitados esperados no es en sí mismo una prueba de que el invitado ha llegado.
Un ejemplo de mensaje breve de llegada.
Adapte esta plantilla a su oficina: Nos reuniremos el [fecha] a las [hora] en [dirección]. Utilice la entrada junto a [punto de referencia] y anuncie su llegada en [recepción/punto de registro]. Le recogeré allí. Si se retrasa o necesita ayuda, puede contactar conmigo por [medio de contacto]. Está previsto que la visita termine a las [hora].
Agregue instrucciones de estacionamiento solo si conoce las reglas y opciones aplicables. Una invitación no es automáticamente una reserva de estacionamiento ni un permiso de entrada.
Cuando cambian la hora, los participantes o el anfitrión
Actualice la invitación y compruebe también la visita preparada en el registro de visitantes. Siga el procedimiento acordado, en lugar de suponer que todos los sistemas se actualizan a la vez. Informe a recepción de los cambios de última hora y asegúrese de que el visitante tenga los datos actuales.
En las visitas de grupo, una persona debe coordinar la lista de asistentes y la recepción. Acuerden si el grupo llegará junto, dónde esperará y quién ayudará a quienes lleguen más tarde.
Cómo puede MyDesk ayudar con los preparativos
Con el registro de visitantes de MyDesk los invitados pueden registrarse previamente desde Outlook. La recepción también puede importar una lista de invitados para una visita de grupo. Al momento del check-in, el anfitrión puede recibir un correo electrónico; SMS requiere activación. Los mensajes y flujos de trabajo específicos dependen de su configuración.
Lea nuestro resumen del registro de visitantes desde la invitación hasta la salida para conocer el resto del proceso. Si la visita también incluye comida o bebida, puede utilizar la lista de comprobación para el catering de reuniones.
Revise el mensaje como alguien que visita la oficina por primera vez
Abra la invitación en un móvil. ¿Puede encontrar la entrada, entender qué hacer al llegar y contactar con alguien sin conocer la oficina? Aclare cualquier punto confuso antes de enviarla. Una invitación clara ofrece al visitante y a recepción una base común.