En kalenderinvitasjon med tidspunkt og firmanavn kan være nok for en kollega. En førstegangsbesøkende trenger også å vite hvilken bygning, inngang og resepsjon som skal brukes. Samle den praktiske informasjonen slik at gjesten finner den på telefonen ved ankomst.
Hva skal gjesteinvitasjonen inneholde?
- Tidspunkt, forventet sluttid og formål med besøket.
- Full adresse, riktig inngang og eventuelt kartlenke.
- Navn på verten og en kontaktmetode hvis gjesten er forsinket eller ikke kan komme inn.
- En kort forklaring på hvor gjesten skal melde sin ankomst og vente.
- Praktisk informasjon om parkering og adkomst når det er relevant for besøket.
Spør om gjesten trenger hjelp ved ankomst. Avklar konkrete behov direkte med vedkommende, og sjekk veien til resepsjonen og møterommet. Ikke lov at adkomsten er tilgjengelig før dere har undersøkt den.
Fordel ansvaret mellom vert og resepsjon
Verten arrangerer besøket og sørger for at resepsjonen kjenner forventet ankomst. Resepsjonen skal vite hvem som henter gjesten og hvem som kan kontaktes dersom verten er opptatt. Ordne en erstatning om nødvendig.
Forhåndsregistrering betyr at besøket forberedes før ankomst. Innsjekking registrerer selve ankomsten. En invitasjon eller et navn på listen over forventede gjester er derfor ikke i seg selv bevis på at gjesten har kommet.
Et eksempel på en kort ankomstmelding
Tilpass malen til deres faktiske forhold: Vi møtes [dato] kl. [tid] på [adresse]. Bruk inngangen ved [kjennetegn], og meld din ankomst i [resepsjon/innsjekking]. Jeg henter deg der. Hvis du blir forsinket eller trenger hjelp, kan du nå meg via [kontaktmåte]. Besøket forventes avsluttet kl. [tid].
Ta bare med parkeringsveiledning hvis dere kjenner gjeldende regler og muligheter. En invitasjon er ikke automatisk en parkeringsreservasjon eller en adgangstillatelse.
Når tid, deltakere eller vert endres
Oppdater invitasjonen, og sjekk også det forberedte besøket i gjesteregistreringen. Følg deres avtalte rutine i stedet for å anta at alle systemer oppdateres samtidig. Gi resepsjonen beskjed om endringer tett opptil ankomst, og sørg for at gjesten har de nyeste opplysningene.
Ved gruppebesøk skal én person samordne deltakerlisten og mottaket. Avtal om gruppen kommer samlet, hvor den skal vente, og hvem som hjelper dem som kommer senere.
Slik kan MyDesk støtte forberedelsen
Med MyDesk gjesteregistrering kan gjester forhåndsregistreres fra Outlook. Resepsjonen kan også importere en gjesteliste til et gruppebesøk. Ved innsjekking kan verten få en e-post; SMS krever aktivering. Meldingene og rutinene avhenger av oppsettet deres.
Les vår oversikt over gjesteregistrering fra invitasjon til avreise for resten av besøket. Skal besøket også inneholde mat eller drikke kan du benytte sjekklisten for møtebevertning.
Sjekk meldingen som førstegangsbesøkende
Åpne invitasjonen på en telefon. Kan du finne inngangen, forstå hva du skal gjøre ved ankomst og kontakte noen uten å kjenne kontoret? Gjør uklare punkter tydeligere før dere sender. En tydelig invitasjon gir både gjesten og resepsjonen et felles utgangspunkt.