En kalenderinvitation med tidspunkt og firmanavn kan være nok for en kollega. En førstegangsbesøgende har også brug for at vide, hvilken bygning, indgang og reception mødet foregår i. Skriv de praktiske oplysninger samlet, så gæsten kan finde dem på telefonen ved ankomst.
Hvad skal gæsteinvitationen indeholde?
- Tidspunkt, forventet sluttid og besøgets formål.
- Den fulde adresse, den rigtige indgang og eventuelt et kortlink.
- Navn på værten og en kontaktvej, hvis gæsten bliver forsinket eller ikke kan finde ind.
- En kort forklaring på, hvor gæsten melder sin ankomst, og hvor vedkommende skal vente.
- Praktiske oplysninger om parkering og adgang, når de er relevante for besøget.
Spørg, om gæsten har brug for hjælp ved ankomsten. Afklar konkrete behov direkte med vedkommende, og kontrollér ruten til reception og mødelokale. Undgå at love en tilgængelig adgangsvej, før I har undersøgt den.
Fordel ansvaret mellem vært og reception
Værten aftaler besøget og sørger for, at receptionen kender den forventede ankomst. Receptionen skal vide, hvem der henter gæsten, og hvem der kan kontaktes, hvis værten er optaget. Aftal en stedfortræder ved behov.
Præregistrering betyder, at besøget forberedes før ankomst. Check-in registrerer selve ankomsten. En invitation eller et navn på listen over forventede gæster er derfor ikke i sig selv bevis for, at gæsten er kommet.
Et eksempel på en kort ankomstbesked
Tilpas denne skabelon til jeres faktiske forhold: Vi mødes [dato] kl. [tid] på [adresse]. Brug indgangen ved [kendetegn], og meld din ankomst i [reception/check-in]. Jeg henter dig dér. Hvis du bliver forsinket eller har brug for hjælp, kan du kontakte mig på [kontaktvej]. Besøget forventes afsluttet kl. [tid].
Tilføj kun parkeringsvejledning, hvis I kender de gældende regler og muligheder. En invitation er ikke automatisk en parkeringsreservation eller en adgangstilladelse.
Når tidspunkt, deltagere eller vært ændrer sig
Ret invitationen, og kontrollér også det forberedte besøg i gæsteregistreringen. Følg jeres aftalte arbejdsgang frem for at antage, at alle systemer er opdateret sammen. Giv receptionen besked om ændringer tæt på ankomst, og sørg for, at gæsten har de nyeste oplysninger.
Ved gruppebesøg skal én person afstemme deltagerlisten og modtagelsen. Aftal, om gruppen kommer samlet, hvor den venter, og hvem der hjælper deltagere, der ankommer senere.
Sådan kan MyDesk understøtte forberedelsen
Med MyDesk gæsteregistrering kan gæster præregistreres fra Outlook. Receptionen kan også importere en gæsteliste til et gruppebesøg. Ved check-in kan værten få en e-mail; SMS kræver aktivering. De konkrete beskeder og arbejdsgange afhænger af jeres opsætning.
Læs vores overblik over gæsteregistrering fra invitation til afrejse for resten af besøgsforløbet. Skal besøget også have mad eller drikke, kan du bruge tjeklisten til mødeforplejning.
Kontrollér beskeden som en førstegangsbesøgende
Åbn invitationen på en telefon. Kan du finde indgangen, forstå modtagelsen og kontakte en person uden at kende kontoret? Ret de uklare punkter, før du sender. En tydelig invitation giver både gæsten og receptionen et fælles udgangspunkt.