Eine Besprechung wurde vom zweiten in den dritten Stock verlegt. Die Kalendereinladung ist aktualisiert, doch der Kaffee steht noch vor dem alten Raum. Ein kleiner Fehler, der sowohl die Teilnehmenden als auch das Küchenteam Zeit kostet.
Durch eine gute Bestellroutine ist klar, wer über Änderungen informiert und welche Informationen die Küche benötigt. Nutzen Sie die untenstehende Checkliste als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre Kantine und Bestellfristen an.
Vor der Bestellung: die wichtigsten Angaben klären
- Teilnehmerzahl: Wie viele nehmen physisch teil? Beziehen Sie Teilnehmer per Videolink nicht in die Essensbestellung ein.
- Standort: Geben Sie den Ort und den Besprechungsraum an, damit die Lieferung nicht davon abhängt, dass die Küche den Besprechungsorganisator kennt.
- Zeit: Geben Sie die Lieferzeit an. Bei einem Meeting, das um 9 Uhr beginnt, kann es sein, dass der Kaffee etwas früher benötigt wird.
- Essen und Trinken: Geben Sie für jeden Artikel die gewünschte Menge an. Bei ganztägigen Besprechungen können mehrere Lieferungen nötig sein.
- Praktische Überlegungen: Klären Sie besondere Ernährungsbedürfnisse und geben Sie an, was die Küche liefern soll. Teilen Sie dabei nur die notwendigen personenbezogenen Informationen.
- Abrechnung und Zuständigkeit: Geben Sie bei Bedarf die Abteilung bzw. Kostenstelle an und benennen Sie einen Ansprechpartner.
Vereinbaren Sie, ob die Speisen geliefert oder abgeholt werden. Falls Service, Eindecken oder Abräumen benötigt werden, muss dies in der Bestellung stehen.
Beachten Sie die Fristen der Kantine – auch bei Änderungen
Es gibt keinen einheitlichen Bestelltermin, der für alle Büros passt. Kaffee für ein kurzes Meeting und Mittagessen für einen Workshop können unterschiedliche Fristen haben. Überprüfen Sie daher die Regeln für die Waren, die Sie tatsächlich bestellen.
Sorgen Sie dafür, dass drei Termine leicht zu finden sind: Bestellfrist, Frist für Mengenänderungen und Stornierungsfrist. Klären Sie mit der Kantine, was nach Ablauf der Frist passiert. Das Essen kann bereits gekauft oder zubereitet sein, auch wenn das Treffen noch nicht begonnen hat.
Speichern Sie die Bestellbestätigung dort, wo der Organisator der Besprechung sie wiederfinden kann. Dies ist nützlich, wenn ein Kollege die Besprechung übernehmen oder eine Lieferung nachverfolgen muss.
Wenn sich die Besprechung ändert: Überprüfen Sie die Bestellung selbst
Eine geänderte Kalendereinladung ist allein noch kein Beleg dafür, dass die Kantine informiert wurde. Prüfen Sie nach der Änderung die Bestellung und folgen Sie dem Ablauf, der für Ihre Einrichtung gilt.
- Neuer Besprechungsraum: Überprüfen Sie, ob der Lieferort aktualisiert ist und der neue Standort die bestellten Waren liefern kann.
- Neue Zeit: Überprüfen Sie die Lieferzeiten. Bei einer Verschiebung der Besprechung darf ein Mittagessen nicht zum ursprünglichen Zeitpunkt fertig sein.
- Mehr oder weniger Teilnehmer: Passen Sie die Menge für jeden Artikel an. Zehn Teilnehmende benötigen nicht unbedingt zehn Portionen von allem.
- Stornierung: Prüfen Sie, ob auch das Catering abgesagt wurde und ob die Stornierungsfrist überschritten wurde.
Wenn die Änderung kurz vor der Lieferung steht, nutzen Sie die mit der Kantine vereinbarte Kontaktmöglichkeit. Eine gespeicherte Änderung im System hilft der Küche nicht unbedingt, wenn die Mitarbeiter bereits mit dem Essen unterwegs sind.
Ein Beispiel: von zwölf Teilnehmern auf acht
Sie haben für ein Meeting um 12 Uhr zwölf Sandwiches bestellt. Vier Teilnehmer sagen am Vortag ab und das Meeting wird in einen kleineren Raum verlegt. Passen Sie die Sandwich-Bestellung auf acht an, aktualisieren Sie den Lieferort und prüfen Sie die Bestätigung.
Ist die Änderungsfrist abgelaufen, müssen Sie die Möglichkeiten mit der Kantine abklären. Versprechen Sie den Teilnehmern oder der Finanzabteilung nicht, dass durch die Änderung die Ausgabe entfällt, bis sie bestätigt ist.
So passt MyDesk in den Ablauf
Mit MyDesk Meeting-Catering können Sie Speisen und Getränke direkt bei der Planung der Besprechung bestellen. Der konkrete Ablauf hängt von Ihrer Einrichtung, dem Sortiment und den Lieferregeln ab.
Kombinieren Sie es mit der Buchung von Besprechungsräumen, sodass Räume und Verpflegung gemeinsam geplant werden. Siehe auch unsere Übersicht über Bestellung, Lieferung und Änderungen, wenn Sie nicht nur die Checkliste des Bestellers, sondern den gesamten Prozess verstehen möchten.
Drei Fragen, die Sie intern klären sollten
Wer aktualisiert die Cateringbestellung, wenn die organisierende Person abwesend ist?
Vereinbaren Sie eine Vertretung und stellen Sie sicher, dass diese Person die Bestellung und die Kontaktdaten der Kantine finden kann.
Woher wissen wir, dass die Änderung eingegangen ist?
Verwenden Sie die Bestätigung oder den Status, der in Ihrem System gilt. Bei einer verspäteten oder wichtigen Änderung kann eine direkte Vereinbarung mit der Kantine erforderlich sein.
Was tun wir mit bestelltem Essen, das nicht mehr benötigt wird?
Befolgen Sie die Regeln der Kantine zur Handhabung und Lagerung. Vereinbaren Sie die Möglichkeiten mit der Küche; Gehen Sie nicht davon aus, dass zubereitete Speisen zurückgegeben oder später verwendet werden können.
Die beste Checkliste funktioniert auch an einem hektischen Arbeitstag. Halten Sie sie kurz, hinterlegen Sie sie am Bestellort und aktualisieren Sie sie, wenn sich Ihre Abläufe ändern.