En kalenderinbjudan med tid och företagsnamn kan räcka för en kollega. En förstagångsbesökare behöver också veta vilken byggnad, entré och reception som ska användas. Samla den praktiska informationen så att gästen hittar den i mobilen vid ankomsten.
Vad ska gästinbjudan innehålla?
- Tid, förväntad sluttid och syfte med besöket.
- Hela adressen, rätt ingång och eventuellt en kartlänk.
- Värdens namn och en kontaktmetod om gästen är försenad eller inte kan komma in.
- En kort förklaring av var gästen ska anmäla sin ankomst och vänta.
- Praktisk information om parkering och tillträde när det är relevant för besöket.
Fråga om gästen behöver hjälp vid ankomsten. Stäm av konkreta behov direkt med personen och kontrollera vägen till receptionen och mötesrummet. Lova inte att vägen är tillgänglig innan ni har undersökt den.
Fördela ansvaret mellan värd och reception
Värden ordnar besöket och ser till att receptionen känner till förväntad ankomst. Receptionen ska veta vem som hämtar gästen och vem som kan kontaktas om värden är upptagen. Ordna en ersättare om det behövs.
Föranmälan innebär att besöket förbereds innan ankomst. Incheckning registrerar den faktiska ankomsten. En inbjudan eller ett namn på listan över förväntade gäster är därför inte i sig ett bevis på att gästen har kommit.
Ett exempel på ett kort ankomstmeddelande
Anpassa mallen efter era förhållanden: Vi ses den [datum] kl. [tid] på [adress]. Använd entrén vid [kännetecken] och anmäl din ankomst i [reception/incheckning]. Jag hämtar dig där. Om du blir försenad eller behöver hjälp kan du nå mig via [kontaktväg]. Besöket beräknas avslutas kl. [tid].
Lägg bara till parkeringsinstruktioner om du känner till gällande regler och alternativ. En inbjudan är inte automatiskt en parkeringsreservation eller ett inträdestillstånd.
När tiden, deltagare eller värd ändras
Uppdatera inbjudan och kontrollera även det förberedda besöket i gästregistreringen. Följ er överenskomna rutin i stället för att anta att alla system uppdateras samtidigt. Meddela receptionen om sena ändringar och se till att gästen har aktuell information.
Vid gruppbesök ska en person samordna deltagarlistan och mottagandet. Bestäm om gruppen kommer tillsammans, var den ska vänta och vem som hjälper dem som kommer senare.
Så kan MyDesk stödja förberedelserna
Med MyDesk gästregistrering kan gäster förregistreras från Outlook. Receptionen kan också importera en gästlista för ett gruppbesök. Vid incheckning kan värden få ett e-postmeddelande; SMS kräver aktivering. Meddelanden och rutiner beror på er konfiguration.
Läs vår översikt över gästregistrering från inbjudan till avresa för resten av besöket. Skulle besöket även innehålla mat eller dryck kan du använda checklistan för mötescatering.
Kontrollera meddelandet som förstagångsbesökare
Öppna inbjudan i en mobil. Går det att hitta entrén, förstå vad man ska göra vid ankomsten och kontakta någon utan att känna till kontoret? Förtydliga det som är oklart innan ni skickar. En tydlig inbjudan ger gästen och receptionen en gemensam utgångspunkt.