Ein freier Raum ist nicht immer für das nächste Meeting bereit
Das erste Meeting endet um 10 Uhr, das nächste beginnt im selben Raum um 10 Uhr. Die Teilnehmenden müssen den Raum verlassen, Tassen müssen weggeräumt und vielleicht auch Möbel umgestellt werden. Die Buchungen überschneiden sich nicht, doch zum Herrichten bleibt keine Zeit. Planen Sie diese Arbeit deshalb als konkrete Aufgabe ein.
Beginnen Sie mit Räumen, bei denen die Übergabe häufig Probleme bereitet. Vereinbaren Sie, was die bisherige und die nächste organisierende Person sowie gegebenenfalls das Servicepersonal übernehmen. Ein freies Zeitfenster in der Buchungsübersicht bestätigt allein weder einen abgeräumten Tisch noch funktionierende Technik.
Legen Sie fest, was ein vorbereiteter Raum bei Ihnen bedeutet
- Tische und Stühle stehen in der vereinbarten Anordnung.
- Tassen, Verpackungen und eigene Unterlagen wurden nach den betrieblichen Regeln entfernt.
- Die Tafel ist für die nächste Nutzung bereit, und geteilte Inhalte wurden auf der Raumtechnik geschlossen.
- Probleme mit Bildschirm, Ton oder Anschlüssen wurden der zuständigen Person gemeldet.
Unterscheiden Sie zwischen Aufräumen, Reinigung und dem Ändern der Möblierung. Wer ein Meeting organisiert, kann eigene Unterlagen wegräumen, ohne für das Bewegen schwerer Möbel verantwortlich zu sein. Benennen Sie Aufgabe und Ansprechperson eindeutig.
Bemessen Sie die Zeit nach der Aufgabe
Richten Sie den Zeitbedarf nach den tatsächlichen Arbeiten. Ein kurzes Gespräch erfordert möglicherweise weniger Vorbereitung als ein Workshop mit Catering und anderer Tischanordnung. Erproben Sie den Ablauf im Raum, bevor Sie einen gemeinsamen Zeitpuffer festlegen. Eine einheitliche Minutenanzahl passt nicht zu jedem Raum.
Ein fiktives Beispiel: Ein Workshop endet um 10 Uhr, das nächste Meeting beginnt erst um 10.15 Uhr. Diese fünfzehn Minuten dienen dem Aufräumen und Herrichten, nicht der Verlängerung des Workshops. Das Beispiel beschreibt eine Planungsvereinbarung und keine Standardeinstellung in MyDesk.
Berücksichtigen Sie das Herrichten bei der Buchung
Klären Sie mit der für die Konfiguration zuständigen Person, wie die notwendigen Zeitfenster in Ihrer Lösung reserviert werden. Prüfen Sie in den von den Mitarbeitenden genutzten Kanälen, dass während der Vorbereitungszeit kein neues Meeting gebucht werden kann. Ein Hinweis in der Einladung ersetzt keine Raumbuchung.
MyDesk unterstützt Besprechungsraumbuchungen über Outlook, Teams, Mobilgeräte und das Web. Testen Sie über die relevanten Kanäle zwei aufeinanderfolgende Meetings. Der Artikel setzt keine automatisch ergänzte Vorbereitungszeit voraus; dies muss in Ihrer Konfiguration geklärt und getestet werden.
Gehen Sie mit Änderungen und Verzögerungen um
Wird das erste Meeting verschoben oder verlängert, muss die zuständige Person sowohl die nächste Reservierung als auch mögliche Serviceaufgaben prüfen. Kontaktieren Sie die nächste organisierende Person, wenn die Übergabe betroffen ist. Nutzen Sie keinen anderen Raum, ohne die Verfügbarkeit zu prüfen und die entsprechende Buchung vorzunehmen.
Prüfen Sie nach einer Testphase, wann der Ablauf zu Wartezeiten oder unnötig leeren Räumen geführt hat. Passen Sie Aufgabenverteilung und Zeitpuffer anhand konkreter Situationen an. Halten Sie bei der Kapazitätsbewertung reservierte Zeit, tatsächliche Meetingzeit und Vorbereitungszeit auseinander.
Entdecken Sie die Besprechungsraumbuchung mit MyDesk.
Prüfen Sie auch Kapazität und Ausstattung der Räume.
Nutzen Sie die Checkliste zum Bestellen und Ändern von Meeting-Catering.