Et ledigt lokale er ikke altid klart til næste møde
Det første møde slutter klokken 10, og det næste begynder samme sted klokken 10. Deltagerne skal ud, kopperne skal væk, og en anden opstilling skal måske på plads. Kalenderen har ingen overlap, men der mangler tid til at gøre rummet klar. Klargøring mellem møder skal derfor planlægges som en konkret opgave.
Begynd med de lokaler, hvor overdragelsen ofte giver problemer. Aftal, hvad den afgående arrangør, næste arrangør og eventuelt servicepersonale hver især gør. En ledig tid i bookingoversigten fortæller ikke i sig selv, om bordet er ryddet, eller udstyret virker.
Beskriv, hvad klar betyder hos jer
- Bord og stole er efterladt i den aftalte opstilling.
- Kopper, emballage og eget materiale er fjernet efter husets rutine.
- Tavlen er gjort klar, og delt indhold er lukket på rummets udstyr.
- Fejl på skærm, lyd eller tilslutninger er meldt til den ansvarlige.
Skeln mellem almindelig oprydning, rengøring og ændring af indretningen. En mødearrangør kan rydde egne papirer væk uden at have ansvar for at flytte tunge møbler. Gør både opgaven og kontaktvejen tydelig.
Afsæt tid efter opgaven
Vurder behovet ud fra det, der faktisk skal ske. Et kort samtalemøde kan kræve mindre klargøring end en workshop med forplejning og ændret bordopstilling. Afprøv rutinen i lokalet, før I vælger en fælles tidsmargin. Der findes ikke ét antal minutter, der passer til alle rum.
Som et tænkt eksempel kan en workshop slutte klokken 10, mens næste møde først begynder klokken 10.15. De femten minutter er her afsat til oprydning og klargøring, ikke til at forlænge workshoppen. Eksemplet er en planlægningsaftale, ikke en standardindstilling i MyDesk.
Få klargøringen med i bookingforløbet
Aftal med den ansvarlige for opsætningen, hvordan nødvendige tidsrum reserveres i jeres løsning. Kontrollér i de kanaler, medarbejderne bruger, at et nyt møde ikke kan placeres i den tid, som skal bruges til klargøring. En note i invitationen er ikke det samme som en reservation af lokalet.
MyDesk understøtter mødelokalebooking fra Outlook, Teams, mobil og web. Brug de relevante kanaler til at afprøve arbejdsgangen med to møder efter hinanden. Artiklen forudsætter ikke, at der automatisk tilføjes klargøringstid; det skal afklares og testes i den konkrete opsætning.
Håndtér ændringer og forsinkelser
Hvis det første møde flyttes eller forlænges, skal den ansvarlige kontrollere både næste reservation og eventuelle serviceopgaver. Kontakt næste arrangør, når ændringen påvirker overdragelsen. Overtag ikke et andet lokale uden at kontrollere ledighed og gennemføre den relevante booking.
Gennemgå efter en prøveperiode, hvor rutinen gav ventetid eller unødigt tomme lokaler. Justér opgavefordeling og tidsmargin ud fra konkrete forløb. Bevar forskellen mellem reserveret tid, faktisk mødetid og tid brugt på klargøring, når I vurderer kapaciteten.
Se mulighederne for mødelokalebooking med MyDesk.
Kontrollér også lokalernes kapacitet og udstyr.
Brug tjeklisten til bestilling og ændring af mødeforplejning.