Een beschikbare ruimte is niet altijd klaar voor de volgende vergadering
De eerste vergadering eindigt om 10.00 uur en de volgende begint in dezelfde ruimte om 10.00 uur. De deelnemers moeten vertrekken, kopjes moeten worden opgeruimd en misschien moet de opstelling veranderen. De reserveringen overlappen niet, maar er is geen tijd om de ruimte klaar te maken. Plan de voorbereiding tussen vergaderingen daarom als een concrete taak.
Begin bij ruimtes waar de overdracht vaak problemen oplevert. Spreek af wat de vorige organisator, de volgende organisator en eventuele servicemedewerkers doen. Een vrij tijdslot in het boekingsoverzicht bevestigt op zichzelf niet dat de tafel is opgeruimd of de apparatuur werkt.
Bepaal wat klaar bij jullie betekent
- Tafels en stoelen staan in de afgesproken opstelling.
- Kopjes, verpakkingen en eigen materiaal zijn volgens de werkwijze van de organisatie verwijderd.
- Het bord is klaar voor gebruik en gedeelde inhoud is afgesloten op de apparatuur in de ruimte.
- Problemen met het scherm, geluid of aansluitingen zijn gemeld bij de verantwoordelijke.
Maak onderscheid tussen opruimen, schoonmaken en het veranderen van de opstelling. Een organisator kan eigen papieren opruimen zonder verantwoordelijk te zijn voor het verplaatsen van zware meubels. Maak zowel de taak als het aanspreekpunt duidelijk.
Stem de benodigde tijd af op de taken
Beoordeel de benodigde tijd op basis van wat er werkelijk moet gebeuren. Een kort overleg kan minder voorbereiding vragen dan een workshop met catering en een andere tafelopstelling. Probeer de werkwijze in de ruimte uit voordat jullie een gezamenlijke tijdsbuffer kiezen. Er is geen vast aantal minuten dat bij elke ruimte past.
Als denkbeeldig voorbeeld kan een workshop om 10.00 uur eindigen, terwijl de volgende vergadering pas om 10.15 uur begint. Dat kwartier is bedoeld voor opruimen en voorbereiden, niet om de workshop te verlengen. Het voorbeeld beschrijft een planningsafspraak, geen standaardinstelling in MyDesk.
Neem de voorbereiding mee in het boekingsproces
Spreek met de verantwoordelijke voor de configuratie af hoe de benodigde tijdsloten in jullie oplossing worden gereserveerd. Controleer via de kanalen die medewerkers gebruiken dat er tijdens de voorbereiding geen nieuwe vergadering kan worden geboekt. Een notitie in de uitnodiging is niet hetzelfde als een reservering van de ruimte.
MyDesk ondersteunt het boeken van vergaderruimtes via Outlook, Teams, mobiel en web. Test twee opeenvolgende vergaderingen via de relevante kanalen. Dit artikel gaat er niet van uit dat voorbereidingstijd automatisch wordt toegevoegd; dat moet binnen jullie configuratie worden afgestemd en getest.
Ga om met wijzigingen en vertragingen
Als de eerste vergadering wordt verplaatst of verlengd, moet de verantwoordelijke de volgende reservering en eventuele servicetaken controleren. Neem contact op met de volgende organisator als de wijziging invloed heeft op de overdracht. Gebruik geen andere ruimte zonder de beschikbaarheid te controleren en de juiste boeking te maken.
Bekijk na een proefperiode wanneer de werkwijze tot wachttijd of onnodig lege ruimtes leidde. Pas taakverdeling en tijdsbuffer aan op basis van concrete situaties. Houd gereserveerde tijd, werkelijke vergadertijd en voorbereidingstijd apart bij het beoordelen van de capaciteit.
Bekijk de mogelijkheden voor vergaderruimteboekingen met MyDesk.
Controleer ook de capaciteit en apparatuur van de ruimtes.
Gebruik de checklist voor het bestellen en wijzigen van vergadercatering.