Ein freier Raum ist nicht immer der richtige Raum
Ein Raum kann im Kalender frei und dennoch für das Meeting ungeeignet sein. Vielleicht fehlen Platz am Tisch, ein Bildschirm oder der benötigte Anschluss. Die für die Räume zuständige Person und die IT sollten deshalb die Raumangaben gemeinsam prüfen, bevor Mitarbeitende einen Raum auswählen.
Beginnen Sie mit den entscheidenden Angaben: eindeutiger Name, Lage, nutzbare Sitzplätze und tatsächlich vorhandene Ausstattung. MyDesk unterstützt die Buchung von Besprechungsräumen über Outlook, Teams, Mobilgeräte und Web. Die konkreten Angaben und Kalenderanbindungen müssen für Ihre Einrichtung geklärt werden.
Kapazität für die genutzte Bestuhlung angeben
Zählen Sie die nutzbaren Sitzplätze bei der üblichen Tisch- und Sitzanordnung. Ein Raum mit acht Stühlen eignet sich nicht unbedingt für acht Personen mit jeweils einem Laptop. Prüfen Sie den Platz am Tisch und ob alle den gemeinsamen Bildschirm sehen können.
Wird der Raum sowohl für Besprechungen am Tisch als auch für Workshops anders eingerichtet, muss der Unterschied in der Raumbeschreibung oder Anleitung deutlich sein. Eine einzelne Kapazitätsangabe darf nicht verdecken, dass eine andere Anordnung Vorbereitung erfordert. Zählen Sie bei der Raumgröße nur die Personen vor Ort; zugeschaltete Personen beeinflussen weiterhin die Anforderungen an Ton und Kamera.
Ausstattung konkret beschreiben
- Schreiben Sie, ob der Raum über einen Bildschirm verfügt und wie ein Computer daran angeschlossen ist.
- Unterscheiden Sie zwischen einem Bildschirm und einem kompletten Videokonferenzsystem mit Kamera und Mikrofon.
- Klären Sie, ob notwendige Kabel und Adapter im Raum vorhanden sind oder mitgebracht werden müssen.
- Geben Sie an, wo der Mitarbeiter Hilfe findet, wenn das beschriebene Gerät nicht funktioniert.
Verwenden Sie in allen Räumen einheitliche Bezeichnungen. Wird ein Raum als videofähig bezeichnet und ein anderer mit Videokonferenztechnik angeboten, muss klar sein, ob die Ausstattung gleichwertig ist. Nennen Sie bekannte Einschränkungen, statt mit einer allgemeinen Bezeichnung mehr zu versprechen, als der Raum bietet.
Testen Sie die Informationen mit einer regulären Buchung
Testen Sie die Angaben mit einer Person, die die Räume nicht kennt. Lassen Sie sie beispielsweise einen Raum für sechs Personen vor Ort und zwei per Video auswählen. Prüfen Sie die Auswahl in der üblichen Buchungsoberfläche und gehen Sie anschließend zum Raum.
Stimmt der Name an der Tür mit der Buchung überein? Können die sechs sitzen und arbeiten? Funktioniert die beschriebene Anbindung an den Bildschirm und die Videokonferenz? Beachten Sie den Unterschied zwischen falschen Rauminformationen, einem Gerätefehler und mangelnder Einweisung. Sie erfordern nicht unbedingt die gleiche Korrektur.
Vereinbaren Sie, wer die Informationen verwaltet
Benennen Sie eine verantwortliche Person für die Raumangaben und eine Ansprechperson für die Technik. Prüfen Sie relevante Angaben erneut, wenn Tische umgestellt, Bildschirme ersetzt oder Räume umbenannt werden. Klären Sie auch, wo Änderungen erfolgen müssen, wenn Kalender, Buchungslösung und Beschilderung Angaben aus unterschiedlichen Quellen beziehen.
Speichern Sie Datum und Ergebnis der Überprüfung. Ziel ist es, dass der Mitarbeiter anhand der angezeigten Informationen einen geeigneten Raum auswählen kann und im selben Raum mit der erwarteten Ausstattung ankommt.
Entdecken Sie die Möglichkeiten der Besprechungsraumbuchung mit MyDesk.
Nutzen Sie die Audio-, Raum- und Teilnehmer-Checkliste für Hybrid-Meetings.