Et ledig rom er ikke alltid klart til neste møte
Det første møtet slutter klokken 10, og det neste starter i samme rom klokken 10. Deltakerne skal ut, koppene skal ryddes bort, og møbleringen må kanskje endres. Bookingene overlapper ikke, men det mangler tid til å gjøre rommet klart. Klargjøring mellom møtene må derfor planlegges som en konkret oppgave.
Start med rommene der overleveringen ofte skaper problemer. Avtal hva den forrige arrangøren, neste arrangør og eventuelt servicepersonell skal gjøre. En ledig tid i bookingoversikten viser ikke i seg selv om bordet er ryddet eller utstyret virker.
Beskriv hva klart betyr hos dere
- Bord og stoler står i avtalt oppstilling.
- Kopper, emballasje og eget materiale er fjernet etter arbeidsplassens rutine.
- Tavlen er klar til bruk, og delt innhold er lukket på rommets utstyr.
- Feil på skjerm, lyd eller tilkoblinger er meldt til den ansvarlige.
Skill mellom opprydding, rengjøring og endring av møbleringen. En møtearrangør kan rydde bort egne papirer uten å ha ansvar for å flytte tunge møbler. Gjør både oppgaven og kontaktveien tydelig.
Sett av tid etter oppgaven
Vurder behovet ut fra det som faktisk skal gjøres. Et kort samtalemøte kan kreve mindre klargjøring enn en workshop med servering og endret bordoppsett. Prøv rutinen i rommet før dere velger en felles tidsmargin. Det finnes ikke ett antall minutter som passer for alle rom.
Som et tenkt eksempel kan en workshop slutte klokken 10, mens neste møte først begynner klokken 10.15. De femten minuttene er satt av til opprydding og klargjøring, ikke til å forlenge workshopen. Eksemplet er en avtale om planlegging, ikke en standardinnstilling i MyDesk.
Ta med klargjøringen i bookingrutinen
Avtal med den som har ansvar for oppsettet, hvordan nødvendige tidsrom reserveres i deres løsning. Kontroller i kanalene medarbeiderne bruker at et nytt møte ikke kan bookes i tiden som trengs til klargjøring. En merknad i invitasjonen er ikke det samme som en romreservasjon.
MyDesk støtter møteromsbooking fra Outlook, Teams, mobil og nett. Bruk de relevante kanalene til å prøve arbeidsflyten med to møter etter hverandre. Artikkelen forutsetter ikke at klargjøringstid legges til automatisk; dette må avklares og testes i deres oppsett.
Håndter endringer og forsinkelser
Hvis det første møtet flyttes eller forlenges, må den ansvarlige kontrollere både neste reservasjon og eventuelle serviceoppgaver. Kontakt neste arrangør når endringen påvirker overleveringen. Ikke ta et annet rom uten å sjekke tilgjengeligheten og gjennomføre den relevante bookingen.
Gå etter en prøveperiode gjennom når rutinen ga ventetid eller unødvendig tomme rom. Juster oppgavefordeling og tidsmargin ut fra konkrete forløp. Hold reservert tid, faktisk møtetid og tid til klargjøring atskilt når dere vurderer kapasiteten.
Se mulighetene for møteromsbooking med MyDesk.
Kontroller også rommenes kapasitet og utstyr.
Bruk sjekklisten for bestilling og endring av møtebevertning.