Une salle libre n’est pas toujours prête pour la réunion suivante
La première réunion se termine à 10 h et la suivante commence dans la même salle à 10 h. Les participants doivent sortir, les tasses doivent être enlevées et le mobilier doit parfois être réorganisé. Les réservations ne se chevauchent pas, mais il manque du temps pour préparer la salle. Cette préparation doit donc être planifiée comme une tâche concrète.
Commencez par les salles où le passage d’une réunion à l’autre pose souvent problème. Convenez de ce que feront l’organisateur précédent, le suivant et, le cas échéant, le personnel de service. Un créneau libre dans le planning ne confirme pas à lui seul que la table est débarrassée ou que les équipements fonctionnent.
Définissez ce que signifie une salle prête chez vous
- La table et les chaises sont laissées dans la disposition convenue.
- Les tasses, les emballages et les documents personnels sont retirés selon les règles du site.
- Le tableau est prêt à être utilisé et les contenus partagés ont été fermés sur les équipements de la salle.
- Les problèmes d’écran, de son ou de connexion ont été signalés à la personne responsable.
Distinguez le rangement, le nettoyage et la modification de l’agencement. Un organisateur peut ranger ses documents sans être chargé de déplacer des meubles lourds. Précisez la tâche et la personne à contacter.
Prévoyez le temps nécessaire aux tâches
Évaluez les besoins selon les travaux à effectuer. Un bref échange peut nécessiter moins de préparation qu’un atelier avec restauration et changement de disposition des tables. Testez la routine dans la salle avant de fixer une marge commune. Il n’existe pas de durée unique adaptée à toutes les salles.
Prenons un exemple fictif : un atelier se termine à 10 h et la réunion suivante ne commence qu’à 10 h 15. Ces quinze minutes servent au rangement et à la préparation, pas à prolonger l’atelier. Il s’agit d’un accord de planification, et non d’un réglage par défaut de MyDesk.
Intégrez la préparation au processus de réservation
Convenez avec la personne responsable de la configuration de la façon de réserver les créneaux nécessaires dans votre solution. Vérifiez, dans les canaux utilisés par les collaborateurs, qu’aucune nouvelle réunion ne peut être réservée pendant la préparation. Une note dans l’invitation ne remplace pas une réservation de salle.
MyDesk permet de réserver des salles de réunion depuis Outlook, Teams, un mobile ou le Web. Testez deux réunions consécutives dans les canaux concernés. Cet article ne suppose pas que du temps de préparation soit ajouté automatiquement ; il faut le clarifier et le tester dans votre configuration.
Gérez les changements et les retards
Si la première réunion est déplacée ou prolongée, la personne responsable doit vérifier la réservation suivante et les éventuelles tâches de service. Contactez l’organisateur suivant si la remise de la salle est affectée. N’occupez pas une autre salle sans vérifier sa disponibilité et effectuer la réservation correspondante.
Après une période d’essai, examinez les situations où la routine a provoqué de l’attente ou laissé des salles vides inutilement. Ajustez la répartition des tâches et la marge de temps à partir de cas concrets. Distinguez le temps réservé, la durée réelle de réunion et le temps de préparation dans l’évaluation de la capacité.
Découvrez la réservation de salles de réunion avec MyDesk.
Vérifiez aussi la capacité et les équipements des salles.
Consultez la liste de contrôle pour commander et modifier la restauration des réunions.