Ett ledigt rum är inte alltid klart för nästa möte
Det första mötet slutar klockan 10 och nästa börjar i samma rum klockan 10. Deltagarna ska lämna rummet, kopparna ska plockas undan och möbleringen kan behöva ändras. Bokningarna överlappar inte, men det saknas tid att göra rummet klart. Iordningställandet mellan möten behöver därför planeras som en konkret uppgift.
Börja med de rum där överlämningen ofta skapar problem. Bestäm vad den föregående arrangören, nästa arrangör och eventuell servicepersonal ska göra. En ledig tid i bokningsöversikten visar inte i sig om bordet är avplockat eller utrustningen fungerar.
Beskriv vad klart betyder hos er
- Bord och stolar lämnas i den överenskomna möbleringen.
- Koppar, förpackningar och eget material tas bort enligt arbetsplatsens rutiner.
- Tavlan är klar att användas och delat innehåll har stängts på rummets utrustning.
- Fel på skärm, ljud eller anslutningar har rapporterats till den ansvariga.
Skilj på att plocka undan, städa och ändra möbleringen. En mötesarrangör kan ta bort sina egna papper utan att ansvara för att flytta tunga möbler. Gör både uppgiften och kontaktvägen tydlig.
Avsätt tid efter uppgiften
Bedöm behovet utifrån det som faktiskt ska göras. Ett kort samtalsmöte kan kräva mindre iordningställande än en workshop med förtäring och ändrad bordsmöblering. Prova rutinen i rummet innan ni väljer en gemensam tidsmarginal. Det finns inget bestämt antal minuter som passar alla rum.
Som ett tänkt exempel kan en workshop sluta klockan 10 medan nästa möte börjar först klockan 10.15. De femton minuterna är avsatta för undanplockning och iordningställande, inte för att förlänga workshopen. Exemplet är en överenskommelse om planering, inte en standardinställning i MyDesk.
Ta med iordningställandet i bokningsrutinen
Kom överens med den som ansvarar för konfigurationen om hur nödvändiga tidsperioder reserveras i er lösning. Kontrollera i de kanaler medarbetarna använder att ett nytt möte inte kan bokas under den tid som behövs för iordningställandet. En anteckning i inbjudan är inte samma sak som en rumsbokning.
MyDesk stöder mötesrumsbokning via Outlook, Teams, mobil och webb. Använd de relevanta kanalerna för att prova två möten i följd. Artikeln förutsätter inte att tid för iordningställande läggs till automatiskt; det behöver klargöras och testas i er konfiguration.
Hantera ändringar och förseningar
Om det första mötet flyttas eller förlängs behöver den ansvariga kontrollera både nästa bokning och eventuella serviceuppgifter. Kontakta nästa arrangör om ändringen påverkar överlämningen. Ta inte ett annat rum utan att kontrollera tillgängligheten och göra den relevanta bokningen.
Gå efter en provperiod igenom när rutinen ledde till väntetid eller onödigt tomma rum. Justera ansvarsfördelning och tidsmarginal utifrån konkreta situationer. Håll bokad tid, faktisk mötestid och tid för iordningställande isär när ni bedömer kapaciteten.
Se möjligheterna med mötesrumsbokning i MyDesk.
Kontrollera även rummens kapacitet och utrustning.
Använd checklistan för beställning och ändring av mötesförtäring.