Projektet
I forbindelse med etableringen af deres nye hovedkontor i Aalborg ønskede Asetek en løsning, der kunne understøtte både mødelokalebooking og gæsteregistrering for to virksomheder, der deler faciliteter: Asetek og Turftank. Selvom virksomhederne deler bygning og mødelokaler, opererer de på hver deres IT-setup og separate Office 365-tenants.
Målet var derfor at skabe en samlet og brugervenlig platform, som kunne bruges på tværs af begge organisationer – uden tekniske begrænsninger eller komplekse workarounds.
Udfordringen
Delte mødefaciliteter på tværs af forskellige Office 365-tenants skaber normalt tekniske udfordringer, da traditionelle systemer ikke understøtter denne form for booking uden tunge IT-opsætninger. Det betød, at medarbejdere fra Asetek og Turftank risikerede at mangle overblik over ledige lokaler, hvilket både gav ineffektivitet og frustration i hverdagen.
Der var desuden behov for en samlet løsning, der kunne håndtere gæsteregistrering og adgangsstyring på tværs af begge virksomheder.
Hvorfor MyDesk
Asetek valgte MyDesk, fordi platformen tilbyder unik funktionalitet, som gør det muligt at dele mødelokaler og håndtere booking på tværs af Office 365-tenants – uden komplekse IT-arbejdsgange. MyDesk integrerer direkte med Outlook og Microsoft 365, hvilket gør det nemt for medarbejderne at booke lokaler der, hvor de allerede arbejder.
Samtidig leverer MyDesk en fuld gæsteregistreringsløsning, så både Asetek og Turftank kan modtage gæster professionelt fra én samlet platform.
Hvad blev der leveret
MyDesk leverede en løsning bestående af:
Booking af mødelokaler direkte i Outlook
Mulighed for at se og reservere delte mødelokaler på tværs af Office 365-tenants
Gæsteregistrering og administration samlet i MyDesk
Implementering på hele hovedkontoret for begge virksomheder
En brugeroplevelse uden tekniske kompromiser
Løsningen gør det muligt for medarbejdere fra både Asetek og Turftank at bruge de samme mødelokaler og faciliteter problemfrit – uanset deres IT-setup.
