Ett möte har flyttats från andra till tredje våningen. Kalenderinbjudan är uppdaterad, men kaffet står fortfarande utanför det gamla mötesrummet. Ett litet misstag som ändå tar tid för både mötesdeltagarna och köket.
En bra beställningsrutin gör det tydligt vem som meddelar om ändringar och vilken information köket behöver. Använd checklistan nedan som utgångspunkt, och anpassa den efter din egen kök och beställningstider.
Innan du beställer: få den viktigaste informationen på plats
- Antal: Hur många deltar fysiskt? Inkludera inte deltagare på videolänk i matbeställningen.
- Plats: Ange plats och mötesrum så att leveransen inte är beroende av att köket känner till mötesarrangören.
- Tid: Ange leveranstiden. Ett möte som börjar kl. 9 kan behöva kaffe lite tidigare.
- Mat och dryck: Ange antal för varje vara. Ett heldagsmöte kan kräva flera leveranser.
- Praktiska överväganden: Ta reda på vilka kostbehov som behöver beaktas och ange vad köket ska leverera, utan att dela fler personuppgifter än nödvändigt.
- Betalning och ansvar: Ange avdelning eller kostnadsställe om det krävs hos er, och utse en kontaktperson.
Kom också överens om maten ska levereras eller om du hämtar den själv. Om mötet kräver service, uppläggning eller städning ska detta framgå av beställningen.
Följ kökets tidsfrister – även vid ändringar
Det finns ingen beställningsfrist som passar alla kontor. Kaffe till ett kort möte och lunch till en workshop kan ha olika tidsfrister. Kontrollera därför vad som gäller för de varor du faktiskt beställer.
Gör tre tidsfrister lätta att hitta: sista tid för beställning, ändring av antal och avbokning. Fråga köket vad som gäller efter respektive tidsfrist. Maten kan redan vara inköpt eller tillagad, även om mötet inte har börjat.
Spara orderbekräftelsen där mötesarrangören kan hitta den igen. Det är användbart när en kollega ska ta över mötet eller följa upp en leverans.
När mötet ändras: kontrollera själva beställningen
En ändrad kalenderinbjudan är inte i sig ett bevis på att köket har fått besked. Kontrollera beställningen efter ändringen och följ den rutin som gäller i er lösning.
- Nytt mötesrum: Kontrollera att leveransplatsen är uppdaterad och att den nya platsen kan leverera de beställda varorna.
- Ny tid: Kontrollera leveranstiderna. En lunch får inte vara klar vid ursprunglig tidpunkt om mötet har flyttats.
- Fler eller färre deltagare: Ändra antalet för varje vara. Tio deltagare betyder inte nödvändigtvis tio portioner av allt.
- Annullering: Kontrollera att även cateringen är inställd och om avbokningsfristen har överskridits.
Om bytet är nära leverans, använd kökets överenskomna kontaktsätt. En sparad förändring i systemet hjälper inte nödvändigtvis köket om medarbetarna redan är på väg med maten.
Ett exempel: från tolv deltagare till åtta
Du har beställt tolv mackor till ett möte kl 12. Fyra deltagare avbokar dagen innan, och mötet flyttas till en mindre lokal. Justera smörgåsbeställningen till åtta, uppdatera leveransplatsen och kontrollera bekräftelsen.
Om tidsfristen för ändringar har passerat måste du förtydliga valmöjligheterna med köket. Lova inte deltagarna eller ekonomiavdelningen att ändringen tar bort kostnaden förrän den är bekräftad.
Hur MyDesk passar in i arbetsflödet
Med MyDesk mötescatering kan ni beställa mat och dryck när ni planerar mötet. Arbetsflödet beror på er lösning, ert sortiment och era leveransregler.
Kombinera det med bokning av mötesrum, så att lokaler och servering planeras tillsammans. Se även vår översikt över beställning, leverans och ändringar, om du vill förstå hela processen snarare än bara beställarens checklista.
Tre frågor du bör klargöra internt
Vem ändrar beställningen när mötesarrangören är frånvarande?
Ordna en vikarie och se till att den personen kan hitta beställningen och kökets kontaktuppgifter.
Hur vet vi att förändringen har tagits emot?
Använd den bekräftelse eller status som gäller i ditt system. Vid en sen eller viktig förändring kan ett direktavtal med köket bli nödvändigt.
Vad gör vi med mat som är beställd men inte ska användas?
Följ kökets regler för hantering och förvaring. Kom överens om alternativen med köket; anta inte att färdiglagad mat kan lämnas tillbaka eller användas senare.
Den bästa checklistan är den som fungerar i en hektisk vardag. Håll den kort, placera den där beställningen görs och uppdatera den när era rutiner ändras.