Ett ledigt rum är inte alltid rätt rum
Ett rum kan vara ledigt i kalendern och ändå vara olämpligt för mötet. Det kan saknas utrymme runt bordet, en skärm eller den anslutning deltagarna behöver. Låt därför lokalansvarig och IT gå igenom rumsuppgifterna tillsammans innan medarbetarna väljer rum.
Börja med uppgifterna som avgör valet: ett entydigt namn, placering, antal användbara sittplatser och den utrustning som faktiskt finns i rummet. MyDesk stöder mötesrumsbokning via Outlook, Teams, mobil och webb. De konkreta uppgifterna och kalenderkopplingarna behöver klargöras i er konfiguration.
Beskriv kapaciteten för den uppställning du använder
Räkna de användbara sittplatserna i den vanliga möbleringen. Ett rum med åtta stolar passar inte nödvändigtvis för åtta deltagare med var sin bärbar dator. Kontrollera att det finns plats på bordet och att alla kan se den gemensamma skärmen.
Om rummet växlar mellan mötes- och workshopmöblering ska skillnaden framgå av rumsbeskrivningen eller medarbetarnas instruktioner. En enda kapacitetssiffra får inte dölja att en annan möblering kräver förberedelser. Räkna bara dem som deltar på plats när ni väljer rummets storlek; deltagare via videolänk påverkar fortfarande kraven på ljud och kamera.
Beskriv utrustningen tydligt
- Skriv om rummet har en skärm och hur en dator är ansluten till den.
- Skilj mellan en skärm och ett komplett videokonferenssystem med kamera och mikrofon.
- Förklara om nödvändiga kablar och adaptrar finns i rummet eller måste tas med.
- Ange var medarbetaren ska få hjälp om den beskrivna utrustningen inte fungerar.
Använd samma beteckningar i alla rum. Om ett rum kallas videoklart och ett annat har videomötesutrustning ska det framgå om de erbjuder samma funktioner. Beskriv kända begränsningar i stället för att låta en bred utrustningsetikett lova mer än rummet kan erbjuda.
Testa informationen med en vanlig bokning
Testa med en kollega som inte känner till rummen. Be kollegan hitta ett rum för exempelvis sex personer på plats och två via video. Kontrollera valet i medarbetarens vanliga bokningsgränssnitt och gå sedan till rummet.
Stämmer namnet vid dörren med bokningen? Kan de sex deltagarna sitta och arbeta? Fungerar den beskrivna anslutningen till skärm och videomöte? Notera skillnaden mellan felaktiga rumsuppgifter, utrustningsfel och saknade instruktioner. De behöver inte kräva samma åtgärd.
Bestäm vem som uppdaterar uppgifterna
Utse en ansvarig för rummens grunduppgifter och en kontakt för utrustningen. När ett bord flyttas, en skärm byts ut eller ett rum byter namn ska uppgifterna kontrolleras igen. Klargör också var ändringen ska göras om kalender, bokningslösning och skyltning hämtar information från olika källor.
Spara datumet och resultatet av granskningen. Målet är att medarbetaren ska kunna välja ett lämpligt rum utifrån den information som visas och komma till samma lokal med förväntad utrustning.
Se alternativen för mötesrumsbokning i MyDesk.
Använd checklistan för ljud, rum och deltagare för hybridmöten.