Avsluta besöket när gästen går
Mötet är över och gästen har lämnat in sitt kort. Trots det är besöket fortfarande listat som aktivt i receptionens översikt. Kortretur och utcheckning är två olika uppgifter. En enkel avreserutin gör det tydligt vem som registrerar att besöket är avslutat.
I MyDesk speglar gästöversikten registrerad in- och utcheckning. Receptionen kan registrera avresa för gästens räkning. Bestäm därför hur värden eller gästen meddelar avresan och vem som kontrollerar resultatet i er konfiguration.
Fördela de tre uppgifterna vid avresa
- Värden eller gästen meddelar att besöket är över.
- Ansvarig registrerar utcheckning och kontrollerar status på besöket.
- Utlämnade namn- och passerkort lämnas tillbaka och hanteras enligt er överenskomna rutin.
Beskriv vart gästen ska vända sig och vad som gäller när receptionen är stängd. Instruktionen i inbjudan hjälper bara om den motsvarar det faktiska flödet vid utgången. Prova arbetsgången med en kollega innan den blir en fast instruktion.
Följ upp besök som fortfarande är listade som aktiva
Bestäm en lämplig tidpunkt för uppföljning av dagens registreringar. Undersök först avvikelsen: är gästen kvar, har besöket förlängts eller saknas registrering av avresan? Kontakta värden om statusen är oklar i stället för att anta att alla har gått vid mötesinbjudans sluttid.
Rätta den berörda registreringen när förloppet är klarlagt och kontrollera den nya statusen. Ett avslutat kalendermöte, ett återlämnat kort och en utcheckad gäst är olika saker. Besökslistan speglar registreringarna och kan inte ensam bekräfta vem som fysiskt befinner sig i byggnaden.
Håll kortåterlämning och tillträde åtskilda
Ett synligt gästkort identifierar gästen men är inte automatiskt ett passerkort. Om ni även lämnar ut kort för dörrar eller andra passager ska retur och fortsatt hantering följa reglerna för ert passersystem. Anta inte att utcheckning i gästlistan ensam ändrar kortets behörighet.
Bestäm vem som följer upp ett saknat kort. Se till att besöket kan avslutas korrekt även om kortåterlämningen behöver följas upp separat. Behåll inte gästen som närvarande enbart för att komma ihåg ett saknat kort.
Gå igenom undantagen med receptionen
Testa ett vanligt besök, en gäst som går utan att meddela det och ett besök som varar längre än planerat. Kontrollera vem som får meddelandet, vem som får rätta statusen och hur nästa kollega ser vad som återstår. Då blir avslutningen en gemensam rutin i stället för något var och en måste gissa.