Registreringen måste följas av ett välkomnande
När receptionen inte är fast bemannad behöver gästen ändå veta var besöket börjar och vem som ska hjälpa till. En incheckningsskärm kan registrera ankomsten, men den kan inte ta över värdens alla uppgifter. Kom därför överens om en mottagningsrutin som fungerar även när värden är upptagen.
Fördela tre uppgifter innan besöket
- Värden förbereder besöket, kontrollerar mötesplatsen och tar emot gästen.
- En utsedd ersättare hjälper till om värden är försenad, frånvarande eller inte svarar.
- En driftansvarig håller instruktionerna vid entrén uppdaterade och hjälper till vid fel på skärm eller anslutning.
Samma team kan ha alla roller, men ansvaret måste vara tydligt. Skriv ner kontaktvägen och bestäm när ersättaren ska ta över. En gemensam brevlåda hjälper bara om någon bevakar den under den överenskomna tiden.
Gör klart vad gästen behöver göra
Gå från entrén till mötesplatsen med någon som inte känner till byggnaden. Kan gästen hitta skärmen, välja sin värd och se var hen ska vänta? Visa en överenskommen kontaktväg om registreringen inte går att slutföra. Undvik instruktioner som kräver åtkomst till medarbetarnas interna system.
I MyDesk kan ett besök förberedas före ankomst. Vid incheckning kan värden få ett e-postmeddelande, och SMS kan aktiveras som komplement. Kontrollera er faktiska konfiguration och mottagarnas uppgifter; en registrerad ankomst bekräftar inte i sig att värden har sett meddelandet.
Ett exempel: värden är fortfarande i ett möte
Gästen kommer i tid och checkar in. Värden kan inte lämna sitt pågående möte. Den överenskomna kontaktvägen ska då ge gästen hjälp utan att väntetiden beror på om värden råkar titta på telefonen. Ersättaren kan ta emot gästen eller ge ett konkret besked om var och hur länge gästen ska vänta.
Beskriv arbetsflödet och testa det med berörda kollegor. Utgå inte från att en ersättare automatiskt får samma meddelande som värden. Eventuell vidarebefordran eller annan avisering måste klargöras och testas separat.
Testa undantagen innan receptionen lämnas obemannad
- Gästen kommer utan avtalad tid eller kan inte hitta sin värd.
- Värden är ledig, sjuk eller har ändrat sina kontaktuppgifter.
- Skärmen eller anslutningen fungerar inte och gästen måste använda en annan kontaktväg.
- Besöket avslutas och gästen måste veta hur utcheckning och eventuellt gästkort hanteras.
Bestäm också vem som kontrollerar besöksstatus vid dagens slut. Gästöversikten följer registreringarna; utebliven utcheckning ska hanteras enligt er rutin. Klargör tillträdet till byggnaden separat från registreringen av besöket.
Använd ett provbesök för att kontrollera hela processen: inbjudan, ankomst, meddelande, mottagning och avresa. Notera var gästen behöver hjälp och korrigera instruktionerna med mottagningsansvariga.
Se alternativen för MyDesk gästregistrering.