Hvordan beregner man beleggsgraden?
På et bestemt tidspunkt kan dere beregne andelen plasser i bruk slik: antall plasser registrert i bruk delt på totalt antall tilgjengelige plasser, ganget med 100. Oppgi alltid området, tidspunktet og hvordan bruken er registrert. I denne veiledningen skiller vi mellom et øyeblikksbilde og en beregning over tid.
Et tenkt eksempel: Et område har totalt 40 tilgjengelige skrivebord. Ved en opptelling kl. 10 er 24 i bruk. Andelen er 24 / 40 × 100 = 60 %. Det betyr ikke at de samme plassene er opptatt resten av dagen.
Plasser på ett tidspunkt eller timer over en periode?
I en tidsbasert beregning må teller og nevner ha samme enhet. Del registrerte brukstimer på tilgjengelige plasstimer, og gang med 100. Ti plasser som hver er tilgjengelige i åtte timer, gir 80 plasstimer. Er det registrert 40 brukstimer, er andelen 50 %. Tallene er et regneeksempel, ikke en måling fra en kunde.
Ikke tell alle plasser som har vært brukt én gang i løpet av dagen, og kall resultatet tidsbasert belegg. En plass brukt i en halvtime og en plass brukt hele dagen bidrar ulikt til brukstimene.
Hold bookinger og registrert bruk atskilt
- Bookingdata viser reservert kapasitet. En reservasjon er ikke i seg selv en bekreftelse på at plassen er brukt.
- Innsjekking viser registrert ankomst. Det forteller ikke nødvendigvis når personen forlot plassen.
- Sensordata viser aktiviteten eller tilstedeværelsen det valgte utstyret kan registrere. Avklar måleområde, intervaller og håndtering av manglende data.
Hvis dere bare har reservasjoner, bør tallet kalles en bookingandel. Sammenlign bare bookinger og bruk når områder, tidsrom og kapasitetsgrunnlag samsvarer. Manglende sensordata bør ikke automatisk telles som en ledig plass.
Bruk samme kapasitetsgrunnlag hver gang
Beskriv hvilke plasser som inngår. En stengt etasje eller en plass som repareres, bør håndteres etter en tydelig regel. Endrer dere antallet tilgjengelige plasser, må det fremgå av oversikten. Ellers kan prosentandelen endre seg selv om bruken er den samme.
Sammenlign tilsvarende ukedager og tidsrom, og se også på de travle periodene. Et ukegjennomsnitt kan skjule at et team mangler egnede plasser tirsdag formiddag. Tallet sier heller ikke alene noe om støy, utstyr eller behovet for å sitte sammen.
Fra beregning til beslutning
Noter fem ting sammen med resultatet: område, periode, datakilde, tilgjengelig kapasitet og beregningsmetode. Undersøk deretter variasjonene og snakk med dem som bruker området, før dere endrer innredning eller antall plasser.
MyDesk kan sammenholde bookinger med registrert aktivitet gjennom det avtalte sensoroppsettet. Målinger og oppdateringsfrekvens avhenger av utstyret og reglene som er satt opp. Se mulighetene i MyDesk Analytics og les om integrasjonen med IoT-Fabrikken.
Bruk vår oversikt over plassforvaltninghvis dere skal bruke innsikten til plassplanlegging. En beregning gir et bedre beslutningsgrunnlag når forutsetningene er synlige, men avgjør ikke alene hvor mange plasser kontoret bør ha.