Fremtidens kontor er godt nyt for dig og klimaet

Markedet for fleksible kontorer vil eksplodere i de kommende år, forudser Benjamin B. Andersen i DEAS. Men det er langt fra den eneste nye udvikling. Data og ny teknologi vil revolutionere ejendomsmarkedet og gøre bygninger klogere – til gavn for kloden såvel som mennesker.

Udviklingen var allerede i gang. Drevet frem af en megatrend, som dikterede et opgør med det traditionelle kontormiljø og mødetider alle hverdage fra klokken 9-17. Et opgør som trængte sig på, fordi virksomheder altid gerne vil effektivisere. Fordi mennesker som flest kan lide frihed og gerne vil have mest mulig indflydelse på eget arbejdsliv.

Men så sprang gnisten: Formentlig fra en syg flagermus på et marked i Wuhan, Kina. Snart efter rullede en global pandemi ind over os og kastede benzin på bålet. Alle – som kunne sendes hjem fra arbejde – blev sendt hjem. I halve og hele år.

I disse uger og måneder vender hundredtusindvis af danskere lidt forsigtigt tilbage til arbejdspladserne. Men noget er sket, mens vi derhjemme sad i møde på Teams og Zoom. For mange ledere og medarbejdere vil kontoret være ændret for altid… eller blive forvandlet lige om lidt.

Dansk platform slog de store

I Århus tester Benjamin B. Andersen dét, der kan blive en ny virkelighed for de fleste af os: Et fleksibelt kontormiljø uden faste pladser. Hvor der er flere medarbejdere end skriveborde. Hvor dine opgaver den pågældende arbejdsdag definerer, hvilken kontorstol, der er den optimale for dig at sidde på. Derhjemme, på kontoret, hos en kunde, i et projektlokale ude i byen eller et helt femte sted.

”På mit kontor er vi 18 ansatte. Vi har kun 14 skriveborde. Der er nogle fysiske rammer, som betyder, at vi ikke bare kan vælte en mur og udvide. For at få hverdagen til at hænge sammen, har vi nu et digitalt system, hvor vi kan booke en plads på kontoret eller melde til vores kolleger, at vi arbejder hjemme eller er ude i marken nogle timer. Vi har valgt en dansk platform, der hedder Mydesk. Vi har testet andre platforme udviklet af multinationale koncerner, men de systemer var for stive og firkantede. Det er præcis det modsatte, vi har brug for. Et agilt system med plads til vores særlige behov… vores verden. Med Mydesk har vi fundet en platform, vi er med til at præge og videreudvikle… akkurat som jeg og mine kolleger helst vil det. Mit mantra er, at digitale systemer er 20 procent teknologi… og 80 procent mennesker. Digitale løsninger skal være såre simple at bruge for at vinde brugernes hjerter… lidt som Uber eller Airbnb”.

Efterspørgslen vil eksplodere

Titlen er afdelingschef, og som leder har Benjamin B. Andersen et ansvar for at få hverdagen til at fungere… selv på et kontor med for få skriveborde og ”en overbelægning på 40 procent,” som han siger. Samtidig har han som en del af DEAS – af mange regnet for Danmarks førende virksomhed indenfor ejendomsadministration – et ansvar for at fornemme, hvor kunderne og efterspørgslen bevæger sig hen:

”Jeg er slet ikke i tvivl! Markedet for fleksible kontormiljøer vil eksplodere de kommende år. Efterspørgslen vil ændre karakter. Kunder – der førhen kun spurgte til kontorers beliggenhed og antal kvadratmetre – vil i fremtiden efterlyse kontorer med bestemte karakteristika. Fokus vil i stigende grad være på inspirerende miljøer, trivsel, høj produktivitet, fleksibilitet og bæredygtighed. I det fleksible kontormiljø vil nogle konservative virksomheder sikkert have blikket stift rettet mod de besparelser, de meget nemt kan samle op ved at reducere antal kontorpladser. Og jeg kan sagtens forstå mekanismen… den er jo oplagt i en virkelighed, hvor udnyttelsesgraden på en typisk kontorarbejdsplads er helt nede på 60 procent”.

Men Benjamin B. Andersen håber, at de mest fremsynede og visionære ledere og medarbejdere vil hæve blikket og se de store perspektiver:

Mere intelligente kontorer

”For mig at se, er fleksible kontormiljøer ikke en spareøvelse – snarere en investering i bæredygtighed og et godt arbejdsklima til gavn for både mennesker og forretning. Med fleksible kontormiljøer træder vi ind i en virkelighed, hvor kantinen undgår madspild, fordi køkkenpersonalet ved, om du arbejder hjemme eller spiser din frokost på jobbet. Hvor der er en ledig parkeringsplads, fordi du har booket en. Hvor din arbejdsplads kan bidrage til lavere CO2-forurening, fordi bygningernes drift er intelligent… uanset om vi taler om opvarmning, belysning eller udluftning”.

Som et eksempel på driftens betydning ikke alene for klodens klima, men også for menneskene, som arbejder i en bygning, fortæller Benjamin B. Andersen, at undersøgelser viser, at produktiviteten på et gennemsnitligt kontor falder med en tiendedel om eftermiddagen. Alene på grund af lavere iltindhold i luften og et indeklima fyldt med lidt mere kuldioxid end om formiddagen. Vi trækker vejret, men som arbejdsdagen skrider frem, trækker vi så at sige også energien ud af den luft, vi indånder. Et iltfattigt indeklima er en hæmsko, det ifølge den ingeniøruddannede afdelingschef er muligt at fjerne med det rette måleudstyr, data og teknologi.

Høj puls eller stille nærvær

Også på et mere lavpraktisk plan er fleksible kontormiljøer langt at foretrække frem for gammeldags vaner med faste pladser. Faste pladser giver ikke meget mening i nutidige arbejdsmiljøer, der er alt andet end faste rutiner og snorlige arbejdsgange.

”Jeg kender det fra mig selv. På nogle tidspunkter har jeg brug for at sidde midt i alting og mærke pulsen og energien fra kolleger i rummet. På andre tidspunkter har jeg behov for at trække mig hen i et roligt hjørne eller lukke en dør og tale i fortrolighed. Og så er der tidspunkter, hvor jeg gerne vil sidde i nærheden af en nyansat, så jeg kan være en nærværende chef og skabe tryghed. Læg dertil at arbejdsmarkedet i stor hast rykker ind i en ny virkelighed med stadigt mere projektarbejde og flere eksterne freelancere hyret ind i kortere eller længere tid”.

Benjamin B. Andersen – der selv har rundet de 47 år og har viet de seneste 17 år af sit arbejdsliv til DEAS og administration af privatboliger, kontorbygninger og indkøbscentre – ser også en ny generation af unge medarbejdere bære fleksible arbejdsdage og moderne, intelligente kontormiljøer ind i virksomheder i kongestol.

Kom foran i en lang kø

”Lige inden coronakrisen og nedlukningen ansatte jeg en ung mandlig projektleder. Han havde et stærkt ønske om hjemmearbejdsdage, hvilket vi skrev ind i hans kontrakt. Så kom krisen og han fik alt det hjemmearbejde, hvad han ønskede sig… og mere til. Nu åbner vi gradvist vores kontor igen, men mit gæt er, at han aldrig bliver en kollega, som sidder på kontor fra mandag morgen til fredag eftermiddag. Hans type bliver der flere og flere af… mulighed for hjemmearbejde står meget højt på jobansøgeres ønskeliste. Køen til dygtig arbejdskraft er lang. De virksomheder som kan håndtere fleksible kontormiljøer og fleksible arbejdsdage rykker foran dem, som ikke kan eller ikke vil”.

Vi lever i et land med verdens højeste ambitioner i forhold til reduktion af CO2: 70 procent inden 2030. Den ambition kommer til at stille vilde krav til både offentlige og private bygninger i meget nær fremtid. I en tid hvor samfundsansvar og tiltrækningskraft fylder næsten lige så meget som sorte tal og lønsomhed, vil markedet for fleksible kontormiljøer blive en motor med et solidt bundtræk.

Derfor øver Benjamin B. Andersen sig i disse måneder i lille skala på det kontor, han og Århus-kollegerne i DEAS administrerer ejendomme fra. Det samme gør kollegerne på DEAS-kontoret i København. Det er som at asfaltere, mens de kører på vejen: Skabe nye muligheder for et mere fleksibelt og bæredygtigt arbejdsliv i DEAS… og samtidig høste erfaringer, som markedet og kunderne så småt er begyndt at efterspørge:

”Det er helt klart min drøm, at vi sammen med Mydesk får høstet så mange praktiske erfaringer, at vi også kan tilbyde DEAS-kunder at administrere fremtidens fleksible kontormiljø. Set med mine øjne er det et væsentligt element i ambitionen om at gøre vores bygninger mere intelligente og bæredygtige”.

Ikke en sten, men en katedral

Når han læner sig tilbage i kontorstolen og ser længere end op i loftet, har Benjamin B. Andersen ingen problemer med at få øje på de større perspektiver i det, der umiddelbart blot ligner en platform, hvor han og kollegerne kan logge ind og reservere et skrivebord, en parkeringsplads og frokost når den værste myldretid i kantinen er ovre.

”Ja, vi er på en byggeplads og hugger i en sten. Det kan synes trivielt og næsten uden betydning. Men hvis vi hæver blikket og ser os omkring, er vi jo med til at bygge en katedral. Tænk, hvad det kan blive til, den dag bygninger sparer på resourcerne og kun bruger den mængde energi, der er brug for. Eller deler overskudsenergi med lokalsamfundet. Tænk, hvad det kan blive til, den dag kantinen kan forebygge madspild og sælge sin overskudsmad til Hr. og Fru Jensen, som bor rundt om hjørnet… lidt ligesom nogle supermarkeder allerede gør med hjælp fra digital teknologi og vores mobiltelefoner. Tænk, hvad det kan blive til, når bygninger udenfor normal kontortid kan leje ledige parkeringspladser ud eller sælge strøm fra ladestandere til elbiler… Ja, hvad som helst. Kun fantasien sætter grænser”.

Skal man tro Benjamin B. Andersen – og der er ikke rigtigt nogen god grund til at lade være – kommer ukloge bygninger meget snart til at vige pladsen for intelligente og bæredygtige. Men ikke nok med det: Fremtidens bygninger vil række ud efter os på måder, vi knapt kan forestille os i dag.

Revolutionen kommer til at ske i vores private hjem. På vores arbejdspladser. Forretningerne, hvor vi handler. Hallerne, hvor vi dyrker idræt. Institutionerne, hvor vi uddanner os eller passer de de spæde, de gamle, de syge.

”Bygninger fylder enormt meget i vores liv. 20-23 af døgnets 24 timer er vi i en bygning. Nu skal vi på en meget lang opdagelsesrejse sammen. Det kan godt gøre mig høj at tænke på, for det bliver vildt interessant!”