I efteråret 2022 er en familieejet dansk koncern med hovedsæde i Middelfart på udkig efter et nyt IT-værktøj.
Hos Selfinvest ser de et stort potentiale i at komme mange manuelle processer til livs ved at løfte administration af mødelokaler og forplejning ind i en ny og digital tidsalder.
På papiret en simpel opgave: Markedet har adskillige udbydere af den type serviceydelser. I virkelighedens verden er udfordringen dog til at tage og føle på for Nicolai Schultz og Frederik Suhm. De eksisterende platforme på markedet er enten for vidtfavnende eller utilstrækkelige.
Den familieejede koncern Selfinvest opererer indenfor handel, shipping, logistik, energi og IT. Foruden stærke familieværdier deler de 150 medarbejdere på hovedsædet i Middelfart også kontorbygning og kantine. Nu er tiden moden til at udvide hverdagens fælles fodslag til også at omfatte administration af mødelokaler og forplejning.
I Middelfart er det Nicolai Schultz og Frederik Suhm, som i fællesskab får til opgave, at afsøge markedet og finde den helt rigtige løsning. Nicolai Schultz er uddannet kok og Head of Gastronomy and Service – Frederik Suhm er Business Development Manager.
Lydhøre og til at forhandle med
Med hver deres professionelle ekspertise – kantinedrift og forretningsudvikling – kommer Nicolai Schultz og Frederik Suhm ret hurtigt til samme konklusion: De store IT-udbyderes bud er ikke den bedste løsning for Selfinvest.
Derfor begynder Frederik Suhm at skele i en anden retning. Hvis tøjet ikke passer perfekt, må Selfinvest slå følge med en samarbejdspartner og tilpasse IT-værktøjet til deres behov:
”Da vi har kortlagt markedet, står MyDesk tilbage som markedets mest lydhøre og forhandlingsvillige udbyder. I Selfinvest ønsker vi en løsning, der er i god harmoni med vores IT-infrastruktur. I den henseende oplever vi flere af MyDesks konkurrenter som lidt mere rigide – vi skal strække os langt. For langt. MyDesk møder os derimod med en lyst og vilje til at kaste fælles kræfter ind i udviklingen af et IT-værktøj. Det gør beslutningen enkel for os,” fortæller Frederik Suhm.
Brug for data og statistik
I den daglige drift af kantine, mødelokaler og forplejning til 150 mennesker står Nicolai Schultz og hans kolleger med tre soleklare behov og ret præcise ønsker til det nye digitale værktøj:
”For det første skal digitalisering gøre hverdagen lettere og mere ligetil – både for brugere ude på kontorerne, servicepersonalet der har ansvar for mødeopdækning og for os der arbejder i kantinen. For det andet skal den digitale løsning dokumentere hverdagens aktiviteter – give os noget data og statistik at planlægge vores daglige drift ud fra. Og for det tredje skal økonomien være synlig og strømlinet – hver enkelt medarbejder skal kunne se, hvad et mødelokale med opdækning og forplejning koster i kroner og øre. Den interne afregning skal køre fuldstændig automatisk uden papir og unødvendigt spild af tid”.
Nicolai Schultz understreger, at det nye digitale IT-værktøj på ingen måde har været en spareøvelse:
”Selvfølgelig skader det ikke, at vi alle bliver mere opmærksomme på driftsudgifterne – at et ugentligt internt møde med kaffe og kage også koster penge. Det digitale værktøjs eksistensberettigelse er dog primært at effektivisere vores daglige arbejde og rutiner, så vi magter mere uden nødvendigvis at løbe hurtigere. Det er så at sige et forsøg på at finde den kloge løsning, inden vi hyrer flere folk ind til kantinedriften. Sige farvel til gule sedler og gamle papirvaner for i stedet at omfavne nye og mere smidige rutiner. Kort sagt den gamle sandhed: Work smarter – not harder!”.
Ros for brugervenlighed
Forsøget lykkedes: Efter seks måneders udviklingsarbejde gik den nye digitale løsning i luften i to etaper umiddelbart før og efter sommerferien.
”Vi er i en meget tidlig fase og stadig spændte. Foreløbigt har vi dog fået rigtig god respons fra vores kolleger ude på kontorerne. De har taget platformen til sig og roser den for at være meget brugervenlig. For servicepersonale og kantinepersonale har det ligeledes været en god proces. Vi er faktisk ret begejstrede. Vi kan allerede nu mærke færre administrative byrder og begynder så småt at få gode statistikker, vi kan planlægge og arbejde ud fra. Kommunikationen mellem os og resten af organisationen er helt klart forenklet og forbedret,” fortæller Nicolai Schultz.
Også Frederik Suhm trækker som forretningsudvikler på smilebåndet:
”Vi har fået et digitalt værktøj, der passer rigtig godt til Selfinvest. Løsningen har vi fundet sammen med MyDesk. Fra start til mål har der været god kemi – både professionelt og på det menneskelige plan. Lige nu er det en løsning for kantinedrift, men jeg kan sagtens se for mig, at vi i tæt dialog med selskaberne i koncernen vil udforske potentialet i MyDesk – altså undersøge om booking af skriveborde, reservation af ladestander til elbil og andre funktioner kunne have interesse og være relevant for vores kolleger at have adgang til”.
Kunsten at begrænse sig
Et nyt digitalt IT-værktøj var det rigtige svar for hovedsædet i Middelfart, men det lader Selfinvest sig ikke blænde af. De kender begrænsningens kunst:
”Den nye IT-løsning giver værdi på de lokaliteter, hvor Selfinvest står for den daglige drift af kantine og mødelokaler. Derimod bliver værktøjet ikke rullet ud i resten af verden,” opsummerer Frederik Suhm.
Og så er vi på sin vis tilbage, hvor hele projektet begyndte: Kunsten at udvikle og bygge en IT-løsning, som hverken er for lidt eller for meget, men lige tilpas. På de mange lokaliteter, hvor der ikke er behov for en løsning i en verdensomspændende koncern – er netop det løsningen!
Familiejet koncern med globalt virke
Selfinvest er ejet af familien Østergaard og er moderselskab for Selected Car Group samt den globale USTC-koncern med mere end 145 kontorer i 40 lande og flere end 4.000 medarbejdere på verdensplan · Læs mere om USTC-koncernen på www.ustc.dk
- Selfinvest, der har hovedsæde i Middelfart, omsatte i seneste regnskabsår for 150 mia. kroner – og har en egenkapital på mere end 8 mia. kroner
- Udover at være moderselskab for USTC og Selected Car Group, har Selfinvest også det formål, som familiekontor, at varetage ejerfamiliens interesser indenfor finansielle investeringer, ejerskab af ejendomme og øvrige virksomheder. Desuden varetager og udfører Selfinvest en række drifts- og serviceopgaver for koncernen
