Comment calcule-t-on le taux d’occupation ?
À un instant précis, calculez la part des postes utilisés : nombre de postes enregistrés comme utilisés divisé par le nombre total de postes disponibles à l’usage, multiplié par 100. Indiquez toujours la zone, l’heure et la méthode de relevé. Ce guide distingue un instantané d’un calcul sur une période.
Un exemple fictif : une zone dispose de 40 postes de travail au total. Un comptage à 10 h en relève 24 utilisés. La proportion est de 24 / 40 × 100 = 60 %. Cela ne signifie pas que les mêmes postes restent occupés toute la journée.
Des postes à un instant précis ou des heures sur une période ?
Pour un calcul sur une période, numérateur et dénominateur doivent avoir la même unité. Divisez les heures d’utilisation enregistrées par les heures-postes disponibles, puis multipliez par 100. Dix postes disponibles huit heures chacun représentent 80 heures-postes. Avec 40 heures d’utilisation enregistrées, la part est de 50 %. Il s’agit d’un exemple de calcul, pas de mesures chez un client.
Ne comptez pas simplement tous les postes utilisés au moins une fois dans la journée pour parler d’occupation sur la durée. Un poste utilisé une demi-heure et un poste utilisé toute la journée contribuent différemment aux heures d’utilisation.
Séparez les réservations et l’utilisation enregistrée
- Les données de réservation indiquent la capacité réservée. Une réservation ne constitue pas en soi une confirmation que l’espace est utilisé.
- L'enregistrement indique une arrivée enregistrée. Cela ne permet pas nécessairement de savoir quand la personne a quitté l'espace.
- Les données des capteurs montrent l’activité ou la présence que le matériel choisi peut détecter. Précisez la zone de mesure, les intervalles et le traitement des données manquantes.
Si vous ne disposez que de réservations, nommez le résultat taux de réservation. Ne comparez réservations et usage que pour des zones, périodes et capacités définies de la même manière. Une absence de données de capteur ne doit pas être assimilée automatiquement à un poste inoccupé.
Utilisez la même base de capacité à chaque fois
Décrivez les postes pris en compte. Définissez une règle claire pour un étage fermé ou un poste en réparation. Tout changement du nombre de postes disponibles doit apparaître dans le bilan. Sinon, le pourcentage peut varier même si l’utilisation reste identique.
Comparez des jours de semaine et des créneaux similaires, et examinez aussi les périodes les plus chargées. Une moyenne hebdomadaire peut masquer le manque de postes adaptés pour une équipe le mardi matin. Le chiffre seul ne dit rien du bruit, de l’équipement ou du besoin de travailler côte à côte.
Du calcul à la décision
Notez cinq éléments avec le résultat : la superficie, la période, la source de données, la capacité disponible et la méthode de calcul. Ensuite, étudiez les fluctuations et parlez à ceux qui utilisent la zone avant de modifier la disposition ou le nombre de sièges.
MyDesk peut comparer les réservations à l’activité enregistrée grâce à la configuration de capteurs convenue. Les mesures et la fréquence de mise à jour dépendent du matériel et des règles configurées. Découvrez les possibilités de MyDesk Analytics et consultez l’intégration avec IoT-Fabrikken.
Utilisez notre aperçu de la gestion de l'espacesi vous souhaitez appliquer ces informations à l’aménagement des espaces. Un calcul éclaire mieux les décisions lorsque ses hypothèses sont visibles ; il ne suffit pas à déterminer le nombre de postes nécessaires dans les bureaux.