Baggrund
Harboe bryggeri ønskede at optimere deres interne mødelokale-bookingproces. tidligere blev bookinger håndteret manuelt, hvilket skabte ineffektivitet, dobbeltbookinger og lav udnyttelse af lokaler.
Mål
-
Fjerne dobbeltbookinger
-
Skabe realtime-overblik over lokalestatus
-
Øge udnyttelsesgraden uden at investere i nye faciliteter
-
Give medarbejdere en brugervenlig bookingoplevelse
Valg af løsning
MyDesk blev valgt som digital platform på grund af:
-
Intuitiv grænseflade
-
Visuelle oversigter over lokaler
-
Integration med office 365 og outlook
-
Analysefunktioner til mødemønstre og lokalebehov
Implementering
-
Kortlægning af eksisterende mødelokaler
-
Opsætning i mydesk inkl. lokalestørrelser og udstyr
-
Integration med outlook for synkroniserede kalendere
-
Pilotfase med test og feedback
-
Træning og onboarding af medarbejdere
-
Fuld udrulning og driftssupport
Resultater
-
95 % reduktion i dobbeltbookinger
-
25 % bedre udnyttelse af mødelokaler
-
30 % tidsbesparelse i administration
-
Høj medarbejdertilfredshed med systemets brugervenlighed
Læringspunkter
-
Visuel bookingoversigt giver bedre overblik
-
Integration med daglige værktøjer er nøglen til succes
-
Løbende brugerfeedback sikrer højere adoption
-
Dataindsigt kan bruges til fremtidig planlægning
Konkret eksempel
En medarbejder finder hurtigt et ledigt lokale via MyDesk-appen i Outlook, booker med få klik, og mødet vises automatisk i alle deltageres outlook-kalendere. efter mødet kan ledelsen analysere anvendelsen af lokaler og tilpasse ressourcer herefter.
