Projekt
I Portland Towers deler Den Tyske Ambassade mødefaciliteter og kantineløsning med flere andre organisationer.
Målet med projektet var at skabe en samlet og brugervenlig løsning, som gjorde det muligt for ambassadens medarbejdere at booke mødelokaler, bestille mødeforplejning og håndtere frokostbetaling, uanset at organisationerne i bygningen arbejder på forskellige Microsoft 365 tenants.
MyDesk blev valgt som den fælles platform, der kunne samle alle funktionerne i én løsning og fungere både i Outlook og i MyDesk Planner.
Udfordringen
Portland Towers rummer op mod fem forskellige organisationer, som hver har deres eget IT-setup og egen Microsoft 365 tenant. Det gjorde det svært for medarbejderne at få overblik over fælles mødelokaler og bestille tilhørende forplejning.
Derudover havde Den Tyske Ambassade behov for en enkel integration til bygningens adgangssystem, så medarbejderne kunne registrere og betale frokost med deres eksisterende adgangsbrik. Tidligere processer var manuelle og uensartede på tværs af virksomhederne.
Hvorfor MyDesk
MyDesk blev valgt, fordi platformen er en af de få løsninger, der kan håndtere booking af fælles mødelokaler på tværs af flere Microsoft 365 tenants – uden komplekse opsætninger.
Samtidig tilbyder MyDesk tæt integration med adgangsbrikker, kantinesystem og eksisterende workflows i bygningen. Den Tyske Ambassade fik dermed en samlet og moderne løsning, der fungerer direkte i Outlook såvel som i MyDesk Planner, alt efter hvad medarbejderne foretrækker.
Hvad blev leveret
MyDesk leverede en komplet løsning bestående af:
Booking af mødelokaler på tværs af fem forskellige Microsoft 365 tenants
Adgang til både mødeforplejning og mødelokaler i én samlet platform
Integration med Portland Towers’ adgangssystem, så medarbejdere kan registrere og betale frokost med deres adgangsbrik
Brugervenlig booking via enten Outlook eller MyDesk Planner
En løsning, der forenkler samarbejdet mellem flere organisationer med forskellige systemer og behov
