Prüfen Sie die Meetingserie, wenn sich der Bedarf ändert
Das wöchentliche Teammeeting bleibt im Kalender, obwohl sich die Arbeitsweise der Teilnehmenden geändert hat. Klären Sie vor einem Raum- oder Zeitwechsel, ob die Änderung einen Termin oder mehrere Meetings betrifft. Wiederholungen sparen Eingaben, müssen aber weiterhin gepflegt werden.
Wählen Sie zuerst den Umfang der Änderung
Outlook unterscheidet zwischen einem Einzeltermin und der Meetingserie. Die verfügbaren Optionen hängen von der Version ab. Das neue Outlook bietet auch eine Option für den ausgewählten Termin und alle folgenden Termine. Nutzen Sie die Anleitung für Ihre Version und prüfen Sie die Auswahl, bevor Sie das Update senden.
Wird nur das Meeting am nächsten Dienstag verschoben, dürfen die übrigen Termine nicht versehentlich geändert werden. Ändert sich die feste Teamzeit, prüfen Sie dagegen die kommenden Termine zusammen. Kontrollieren Sie gesondert Meetings, deren Zeit oder Raum bereits zuvor geändert wurde.
Prüfen Sie Raum und Services für die betroffenen Termine
- Passen Raum, Kapazität und Ausstattung weiterhin zu den Teilnehmenden?
- Wurde die Antwort des Raums auf die Reservierung für die betroffenen Termine geprüft?
- Müssen Catering oder andere Bestellungen gesondert geändert werden?
- Wissen die Teilnehmenden, welche Termine betroffen sind?
Ein Update im Kalender der organisierenden Person beweist allein nicht, dass der Raum wie gewünscht reserviert ist. Klären Sie Absagen und unklare Antworten, bevor Sie mit dem Raum planen. MyDesk unterstützt Raumbuchungen über Outlook, Teams, Mobilgeräte und das Web. Testen Sie die Änderung im tatsächlich genutzten Kanal und in Ihrer Konfiguration.
Legen Sie fest, wer die Serie pflegt
Benennen Sie eine zuständige Person und eine Kontaktmöglichkeit für deren Abwesenheit. Verschiebt ein Teilnehmer eine Einladung im eigenen Kalender, wurde dadurch noch keine Änderung durch den Organisator versendet. Lassen Sie die zuständige Person die Änderung mit den erforderlichen Berechtigungen vornehmen.
Legen Sie beim Erstellen der Serie ein Enddatum und die nächste Prüfung fest. Fragen Sie vor einer neuen Periode, ob Häufigkeit, Dauer und Raum weiterhin passen. Klären Sie das Vorgehen mit Ihrer Kalenderadministration, wenn sich die Organisatorrolle ändern soll.
Testen Sie eine Ausnahme und eine Änderung mehrerer Termine
Verwenden Sie eine klar gekennzeichnete Testserie in einem vereinbarten Testablauf. Verschieben Sie einen Termin und prüfen Sie, ob die benachbarten Termine unverändert bleiben. Testen Sie danach die Änderung mehrerer kommender Meetings. Vergleichen Sie die Einladung des Organisators, die Raumantwort und die Updates der Teilnehmenden. Prüfen Sie auch zugehörige Services.
Speichern Sie eine kurze interne Anleitung mit der verwendeten Outlook-Version und einem Kontakt bei Fehlern. Beschreiben Sie, wie das Ergebnis geprüft wird, statt nur die zu betätigende Schaltfläche zu zeigen.
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Prüfen Sie auch Änderungen beim Meeting-Catering.
Lesen Sie Microsofts Anleitung zum Ändern von Meetings in Outlook (Englisch).