Gennemgå mødeserien, når behovet ændrer sig
Det ugentlige teammøde fortsætter i kalenderen, selv om deltagerne nu arbejder anderledes. Før du flytter lokalet eller ændrer tidspunktet, skal du afklare, om ændringen gælder én dato eller flere møder. En gentagelse sparer indtastning, men kræver stadig løbende vedligeholdelse.
Vælg ændringens omfang først
I Outlook skelnes der mellem en enkelt forekomst og mødeserien. De konkrete valg afhænger af versionen; nye Outlook har også et valg for det valgte møde og alle efterfølgende møder. Brug vejledningen til den version, I arbejder i, og kontrollér valget, før du sender opdateringen.
Hvis kun næste tirsdags møde flyttes, skal de øvrige datoer ikke ændres ved en fejl. Hvis teamets faste tidspunkt ændres, skal du derimod undersøge de kommende datoer samlet. Kontrollér særskilt de møder, som tidligere har fået et andet tidspunkt eller lokale.
Kontrollér lokale og service på de berørte datoer
- Passer lokale, kapacitet og udstyr stadig til deltagerne?
- Er lokalets svar på reservationen kontrolleret for de berørte datoer?
- Skal forplejning eller andre bestillinger ændres særskilt?
- Ved deltagerne, hvilke datoer ændringen gælder?
En opdatering i arrangørens kalender er ikke alene bevis for, at lokalet er reserveret som ønsket. Undersøg afslag og uklare svar, før du regner med rummet. MyDesk understøtter mødelokalebooking fra Outlook, Teams, mobil og web; afprøv ændringen i den kanal og opsætning, I faktisk bruger.
Aftal, hvem der vedligeholder serien
Udpeg en ansvarlig, og aftal en kontaktvej, når den person er væk. En deltager, som flytter en invitation i sin egen kalender, har ikke dermed sendt en ændring fra arrangøren. Få den ansvarlige til at håndtere ændringen med de nødvendige rettigheder.
Tag stilling til slutdato og næste gennemgang, når serien oprettes. Før en ny periode bør I spørge, om mødet stadig skal holdes med samme hyppighed, varighed og lokale. Afklar håndteringen med jeres kalenderansvarlige, hvis arrangørrollen skal ændres.
Afprøv både en undtagelse og en fælles ændring
Brug en tydeligt mærket testserie i et aftalt testforløb. Flyt én dato, og kontrollér, at nabodatoerne er uændrede. Afprøv derefter en ændring af flere kommende møder, og sammenhold arrangørens invitation, lokalets svar og deltagernes opdateringer. Gennemgå også tilknyttet service.
Gem en kort lokal instruktion med den anvendte Outlook-version og en kontakt ved fejl. Beskriv, hvordan resultatet kontrolleres, frem for kun at vise, hvilken knap der skal trykkes på.
Se mødelokalebooking med MyDesk.
Kontrollér også ændringer i mødeforplejningen.
Læs Microsofts vejledning til ændring af møder i Outlook (engelsk).