Bekijk de vergaderreeks opnieuw als de behoefte verandert
Het wekelijkse teamoverleg blijft in de agenda staan, terwijl deelnemers inmiddels anders werken. Bepaal vóór een wijziging van ruimte of tijd of deze voor één datum of meerdere vergaderingen geldt. Herhaling bespaart invoer, maar vraagt nog steeds om onderhoud.
Kies eerst voor welke afspraken de wijziging geldt
Outlook maakt onderscheid tussen één afspraak en de vergaderreeks. De beschikbare keuzes hangen af van de versie. Het nieuwe Outlook biedt ook een optie voor de gekozen afspraak en alle volgende afspraken. Gebruik de handleiding voor jullie versie en controleer de keuze voordat je de update verstuurt.
Als alleen de vergadering van aanstaande dinsdag wordt verplaatst, mogen de overige datums niet per ongeluk veranderen. Verandert het vaste tijdstip van het team, bekijk dan de komende datums samen. Controleer afspraken waarvan de tijd of ruimte al eerder is gewijzigd afzonderlijk.
Controleer ruimte en diensten voor de betrokken datums
- Passen ruimte, capaciteit en apparatuur nog bij de deelnemers?
- Is de reactie van de ruimte op de reservering voor de betrokken datums gecontroleerd?
- Moeten catering of andere bestellingen afzonderlijk worden gewijzigd?
- Weten de deelnemers voor welke datums de wijziging geldt?
Een update in de agenda van de organisator bewijst op zichzelf niet dat de ruimte zoals bedoeld is gereserveerd. Onderzoek afwijzingen en onduidelijke reacties voordat je op de ruimte rekent. MyDesk ondersteunt ruimteboekingen via Outlook, Teams, mobiel en web. Test de wijziging via het kanaal en de configuratie die jullie daadwerkelijk gebruiken.
Spreek af wie de reeks onderhoudt
Wijs een verantwoordelijke aan en spreek af wie bij afwezigheid bereikbaar is. Als een deelnemer een uitnodiging in de eigen agenda verplaatst, is daarmee geen wijziging vanuit de organisator verstuurd. Laat de verantwoordelijke de wijziging met de benodigde rechten uitvoeren.
Bepaal bij het aanmaken van de reeks een einddatum en het volgende evaluatiemoment. Vraag vóór een nieuwe periode of frequentie, duur en ruimte nog passen. Stem de werkwijze af met de agendabeheerder als de rol van organisator moet veranderen.
Test een uitzondering en een wijziging voor meerdere afspraken
Gebruik een duidelijk gemarkeerde testreeks binnen een afgesproken testtraject. Verplaats één datum en controleer of de datums ervoor en erna gelijk blijven. Test daarna een wijziging van meerdere komende vergaderingen. Vergelijk de uitnodiging van de organisator, de reactie van de ruimte en de updates van deelnemers. Controleer ook bijbehorende diensten.
Bewaar een korte interne instructie met de gebruikte Outlook-versie en een contactpersoon bij problemen. Beschrijf hoe je het resultaat controleert in plaats van alleen te laten zien op welke knop je moet drukken.
Bekijk ruimteboekingen met MyDesk.
Controleer ook wijzigingen in de vergadercatering.
Lees de handleiding van Microsoft voor het wijzigen van vergaderingen in Outlook (Engels).