Revise la serie de reuniones cuando cambien las necesidades
La reunión semanal del equipo sigue en el calendario aunque haya cambiado la forma de trabajar de los participantes. Antes de cambiar de sala o de horario, aclare si el cambio afecta a una fecha o a varias reuniones. La repetición ahorra introducción de datos, pero sigue necesitando mantenimiento.
Elija primero el alcance del cambio
Outlook distingue entre una reunión concreta y la serie. Las opciones disponibles dependen de la versión. El nuevo Outlook también ofrece una opción para la reunión seleccionada y todas las siguientes. Utilice la guía de su versión y compruebe la selección antes de enviar la actualización.
Si solo se mueve la reunión del próximo martes, las demás fechas no deben cambiar por error. Si cambia el horario habitual del equipo, revise conjuntamente las fechas próximas. Compruebe por separado las reuniones cuya hora o sala ya se hubiera modificado.
Compruebe la sala y los servicios en las fechas afectadas
- ¿Siguen siendo adecuados la sala, su capacidad y el equipamiento para los asistentes?
- ¿Se ha comprobado la respuesta de la sala a la reserva para las fechas afectadas?
- ¿Hay que modificar por separado el catering u otros pedidos?
- ¿Saben los asistentes a qué fechas afecta el cambio?
Una actualización en el calendario del organizador no demuestra por sí sola que la sala esté reservada como se pretende. Investigue los rechazos y las respuestas poco claras antes de contar con ella. MyDesk permite reservar salas desde Outlook, Teams, móvil y web. Pruebe el cambio en el canal y la configuración que realmente utiliza.
Acuerde quién mantiene la serie
Designe un responsable y acuerde a quién contactar cuando esté ausente. Que un asistente mueva una invitación en su propio calendario no significa que haya enviado un cambio del organizador. Pida al responsable que gestione la modificación con los permisos necesarios.
Decida la fecha de finalización y la próxima revisión al crear la serie. Antes de un nuevo periodo, pregúntense si la reunión sigue necesitando la misma frecuencia, duración y sala. Consulte el procedimiento con el responsable del calendario si debe cambiar el papel de organizador.
Pruebe una excepción y un cambio de varias reuniones
Utilice una serie de prueba claramente identificada en un proceso de pruebas acordado. Mueva una fecha y compruebe que las fechas contiguas no cambian. Después pruebe un cambio de varias reuniones próximas y compare la invitación del organizador, la respuesta de la sala y las actualizaciones de los asistentes. Revise también los servicios asociados.
Guarde una breve instrucción interna que indique la versión de Outlook utilizada y un contacto para incidencias. Describa cómo comprobar el resultado, en lugar de mostrar solo qué botón pulsar.
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Compruebe también los cambios en el catering de reuniones.
Lea la guía de Microsoft para modificar reuniones en Outlook (inglés).