Réexaminez la série quand les besoins évoluent
La réunion hebdomadaire reste dans le calendrier alors que la façon de travailler des participants a changé. Avant de modifier la salle ou l’horaire, déterminez si le changement concerne une date ou plusieurs réunions. La récurrence évite des saisies, mais demande toujours un suivi.
Choisissez d’abord le périmètre de la modification
Outlook distingue une occurrence de la série de réunions. Les choix disponibles dépendent de la version. Le nouvel Outlook propose aussi une option pour la réunion sélectionnée et toutes les suivantes. Consultez le guide de votre version et vérifiez votre choix avant d’envoyer la mise à jour.
Si seule la réunion de mardi prochain est déplacée, les autres dates ne doivent pas être modifiées par erreur. Si l’horaire habituel de l’équipe change, examinez ensemble les prochaines dates. Vérifiez séparément les réunions dont l’heure ou la salle avait déjà été modifiée.
Vérifiez la salle et les services aux dates concernées
- La salle, sa capacité et ses équipements conviennent-ils toujours aux participants ?
- La réponse de la salle à la réservation a-t-elle été vérifiée pour les dates concernées ?
- La restauration ou d’autres commandes doivent-elles être modifiées séparément ?
- Les participants savent-ils quelles dates sont concernées ?
Une mise à jour dans le calendrier de l’organisateur ne prouve pas à elle seule que la salle est réservée comme prévu. Clarifiez les refus et les réponses ambiguës avant de compter sur la salle. MyDesk permet de réserver depuis Outlook, Teams, un mobile ou le Web. Testez la modification dans le canal et la configuration réellement utilisés.
Convenez de la personne qui suit la série
Désignez un responsable et un contact en son absence. Un participant qui déplace une invitation dans son propre calendrier n’a pas pour autant envoyé une modification au nom de l’organisateur. Faites traiter le changement par la personne responsable disposant des droits nécessaires.
Définissez une date de fin et la prochaine vérification lors de la création de la série. Avant une nouvelle période, demandez-vous si la fréquence, la durée et la salle restent adaptées. Clarifiez la procédure avec le responsable du calendrier si le rôle d’organisateur doit changer.
Testez une exception et une modification de plusieurs réunions
Utilisez une série de test clairement identifiée dans un processus d’essai convenu. Déplacez une date et vérifiez que les dates voisines restent inchangées. Testez ensuite la modification de plusieurs réunions à venir. Comparez l’invitation de l’organisateur, la réponse de la salle et les mises à jour des participants. Vérifiez aussi les services associés.
Conservez une courte instruction interne indiquant la version d’Outlook utilisée et un contact en cas de problème. Expliquez comment vérifier le résultat, plutôt que de montrer uniquement le bouton à utiliser.
Découvrez la réservation de salles avec MyDesk.
Vérifiez aussi les changements de restauration des réunions.
Consultez le guide de Microsoft pour modifier les réunions dans Outlook (anglais).