Gå igenom mötesserien när behoven ändras
Det veckovisa teammötet ligger kvar i kalendern trots att deltagarnas arbetssätt har förändrats. Innan du byter rum eller ändrar tiden behöver du klargöra om ändringen gäller ett datum eller flera möten. Återkommande bokningar sparar inmatning men behöver ändå underhållas.
Välj först vilka möten ändringen ska gälla
Outlook skiljer mellan en enskild förekomst och mötesserien. Vilka val som finns beror på versionen. Nya Outlook har även ett val för det valda mötet och alla efterföljande möten. Använd vägledningen för er version och kontrollera valet innan du skickar uppdateringen.
Om bara nästa tisdags möte flyttas ska övriga datum inte ändras av misstag. Om teamets fasta tid ändras behöver du däremot granska de kommande datumen tillsammans. Kontrollera separat de möten som tidigare har fått en annan tid eller ett annat rum.
Kontrollera rum och service för de berörda datumen
- Passar rum, kapacitet och utrustning fortfarande deltagarna?
- Har rummets svar på bokningen kontrollerats för de berörda datumen?
- Behöver förtäring eller andra beställningar ändras separat?
- Vet deltagarna vilka datum ändringen gäller?
En uppdatering i arrangörens kalender bevisar inte i sig att rummet är bokat som avsett. Undersök avslag och oklara svar innan du räknar med rummet. MyDesk stöder mötesrumsbokning via Outlook, Teams, mobil och webb. Prova ändringen i den kanal och konfiguration som ni faktiskt använder.
Bestäm vem som underhåller serien
Utse en ansvarig och bestäm vem som kan kontaktas när personen är borta. En deltagare som flyttar en inbjudan i sin egen kalender har inte därmed skickat en ändring från arrangören. Låt den ansvariga hantera ändringen med de behörigheter som krävs.
Ta ställning till slutdatum och nästa genomgång när serien skapas. Fråga inför en ny period om mötet fortfarande behöver samma frekvens, längd och rum. Stäm av hanteringen med er kalenderansvariga om arrangörsrollen behöver ändras.
Prova både ett undantag och en ändring av flera möten
Använd en tydligt märkt testserie i ett överenskommet testförlopp. Flytta ett datum och kontrollera att de närliggande datumen är oförändrade. Prova sedan en ändring av flera kommande möten och jämför arrangörens inbjudan, rummets svar och deltagarnas uppdateringar. Gå även igenom tillhörande service.
Spara en kort intern instruktion med den Outlook-version som används och en kontakt vid fel. Beskriv hur resultatet kontrolleras i stället för att bara visa vilken knapp man ska trycka på.
Se mötesrumsbokning med MyDesk.
Kontrollera även ändringar av mötesförtäringen.
Läs Microsofts vägledning om att ändra möten i Outlook (engelska).