Gå gjennom møteserien når behovet endrer seg
Det ukentlige teammøtet fortsetter i kalenderen selv om deltakerne nå arbeider annerledes. Før du bytter rom eller endrer tidspunktet, må du avklare om endringen gjelder én dato eller flere møter. Gjentakelse sparer inntasting, men krever fortsatt løpende vedlikehold.
Velg først hvilke møter endringen gjelder
Outlook skiller mellom én enkelt forekomst og møteserien. De tilgjengelige valgene avhenger av versjonen. Nye Outlook har også et valg for det valgte møtet og alle etterfølgende møter. Bruk veiledningen for deres versjon, og kontroller valget før du sender oppdateringen.
Hvis bare møtet neste tirsdag flyttes, skal ikke de øvrige datoene endres ved en feil. Hvis teamets faste tidspunkt endres, må du derimot se på de kommende datoene samlet. Kontroller særskilt møter som tidligere har fått et annet tidspunkt eller rom.
Kontroller rom og tjenester på de berørte datoene
- Passer rom, kapasitet og utstyr fortsatt til deltakerne?
- Er rommets svar på reservasjonen kontrollert for de berørte datoene?
- Må servering eller andre bestillinger endres separat?
- Vet deltakerne hvilke datoer endringen gjelder?
En oppdatering i arrangørens kalender beviser ikke alene at rommet er reservert som ønsket. Undersøk avslag og uklare svar før du regner med rommet. MyDesk støtter møteromsbooking fra Outlook, Teams, mobil og nett. Prøv endringen i kanalen og oppsettet dere faktisk bruker.
Avtal hvem som vedlikeholder serien
Utpek en ansvarlig og avtal hvem som kan kontaktes når personen er borte. En deltaker som flytter en invitasjon i sin egen kalender, har ikke dermed sendt en endring fra arrangøren. La den ansvarlige håndtere endringen med de nødvendige rettighetene.
Ta stilling til sluttdato og neste gjennomgang når serien opprettes. Før en ny periode bør dere spørre om møtet fortsatt skal ha samme hyppighet, varighet og rom. Avklar håndteringen med den kalenderansvarlige hvis arrangørrollen skal endres.
Prøv både et unntak og en endring av flere møter
Bruk en tydelig merket testserie i et avtalt testforløp. Flytt én dato og kontroller at datoene på hver side er uendret. Prøv deretter en endring av flere kommende møter og sammenhold arrangørens invitasjon, rommets svar og deltakernes oppdateringer. Gå også gjennom tilknyttede tjenester.
Lagre en kort intern instruksjon med Outlook-versjonen som brukes, og en kontakt ved feil. Beskriv hvordan resultatet kontrolleres, fremfor bare å vise hvilken knapp man skal trykke på.
Se møteromsbooking med MyDesk.
Kontroller også endringer i møtebevertningen.
Les Microsofts veiledning for å endre møter i Outlook (engelsk).