Buchen Sie die gesamte Abwesenheitszeit des Autos
Die Buchung gemeinsam genutzter Firmenwagen erfordert eine Reservierung und eine Vereinbarung zur tatsächlichen Übergabe. Reservieren Sie das Auto von der Abholung bis zur erwarteten Rückgabe, damit die nächste Person keine Fahrt plant, während es noch unterwegs ist.
Wird das Auto für einen Termin außerhalb des Büros benötigt, zählt auch die Fahrzeit dazu. Ein etwaiger Zeitpuffer ist eine örtliche Planungsvereinbarung und an sich keine automatische Einstellung im Buchungssystem. Stornieren Sie die Reservierung, wenn die Fahrt entfällt.
Vereinbaren Sie Abholung und Schlüsselverantwortung
- Wo steht das Auto und wie lässt es sich erkennen?
- Wo wird der Schlüssel abgeholt und wer hilft, wenn er fehlt?
- Können Auto und Schlüssel zum reservierten Zeitpunkt abgeholt werden?
- Wo werden fehlende Teile oder sichtbare Schäden vor der Abfahrt gemeldet?
Ein freier Zeitraum im Kalender bedeutet nicht, dass ein Schlüssel zugänglich ist. Gibt der Empfang ihn aus, müssen die Öffnungszeiten zur Fahrt passen. Ein Schlüsselkasten oder digitaler Autoschlüssel braucht eine eigene abgestimmte Lösung. Setzen Sie nicht voraus, dass diese zu einer Reservierung gehört.
Geben Sie das Auto für die nächste Fahrt bereit zurück
Beschreiben Sie Rückgabeort, Schlüsselablage und die vereinbarte Handhabung von Kraftstoff oder Laden. Befolgen Sie die Hinweise zu Fahrzeug und Ladeausrüstung. Die Fahrzeugverantwortlichen müssen festlegen, was Beschäftigte prüfen und wer bei Störungen kontaktiert wird.
Nehmen Sie persönliche Gegenstände heraus, legen Sie Ausrüstung zurück und melden Sie fehlende Teile, damit die nächste Person informiert werden kann. Eine abgeschlossene Reservierung belegt allein weder die Schlüsselrückgabe noch die Bereitschaft des Autos für eine neue Fahrt.
Klären Sie Verspätungen vor der nächsten Buchung
Verzögert sich die Fahrt, informieren Sie die verantwortliche Person rechtzeitig, damit sie die nächste Reservierung prüfen kann. Legen Sie fest, wer betroffenen Kollegen bei einer Alternative hilft. Verlassen Sie sich nur auf automatische Umbuchungen, Nachrichten oder Zugangsänderungen, wenn diese in Ihrer Lösung verifiziert wurden.
Trennen Sie Reservierung, Betrieb und Zugang
MyDesk lässt sich für die stunden- oder tageweise Buchung gemeinsamer Ressourcen wie Poolfahrzeuge einrichten. Ressourcen können Bilder und Beschreibungen erhalten, Buchungsberechtigungen lassen sich begrenzen und Ressourcen während der Wartung sperren. Umfang und konkrete Einrichtung werden gesondert vereinbart.
Testen Sie den Ablauf von der Reservierung bis zur Schlüsselrückgabe mit einer deutlich gekennzeichneten Testbuchung. Prüfen Sie Buchungsübersicht und tatsächliche Übergabe. Halten Sie anschließend eine kurze Anleitung mit einer verantwortlichen Person und einem Kontaktweg bei Problemen fest.
Lesen Sie über die Buchung von Parkplätzen und gemeinsamen Ressourcen mit MyDesk.
Sehen Sie sich auch die Checkliste für die Parkregeln am Büro an.