Boka hela tiden bilen är borta
Bokning av gemensamma tjänstebilar kräver både en reservation och en överenskommelse om den fysiska överlämningen. Boka bilen från hämtning till förväntad återlämning så att nästa kollega inte planerar en resa medan bilen fortfarande är ute.
Om bilen behövs för ett möte utanför kontoret ska även restiden räknas med. En eventuell tidsmarginal är en lokal planeringsöverenskommelse, inte i sig en automatisk inställning i bokningssystemet. Avboka om resan ställs in.
Bestäm hämtning och ansvar för nycklar
- Var står bilen och hur känns den igen?
- Var hämtas nyckeln och vem hjälper till om den saknas?
- Går det att hämta bilen och nyckeln vid den bokade tiden?
- Var anmäls brister eller synliga skador före avfärd?
En ledig tid i kalendern är inte samma sak som tillgång till en nyckel. Om receptionen lämnar ut nyckeln måste öppettiderna passa resan. Ett nyckelskåp eller en digital bilnyckel kräver en egen överenskommen lösning. Utgå inte från att den ingår i en bokning.
Lämna tillbaka bilen klar för nästa kollega
Beskriv återlämningsplats, nyckelplacering och den överenskomna hanteringen av bränsle eller laddning. Följ anvisningarna för bilen och laddutrustningen. Den bilansvariga ska bestämma vad medarbetaren kontrollerar och vem som kontaktas vid fel.
Ta ut egna saker, lägg tillbaka utrustning och anmäl brister så att nästa användare kan få besked. En avslutad bokning bevisar inte i sig att nyckeln är återlämnad eller att bilen är klar för en ny resa.
Hantera förseningar före nästa bokning
Om resan försenas ska den ansvariga kontaktas i tid för att kunna undersöka nästa bokning. Bestäm vem som hjälper den berörda kollegan med ett alternativ. Räkna inte med automatisk ombokning, meddelanden eller ändrad åtkomst om det inte har verifierats i er lösning.
Skilj bokning från drift och åtkomst
MyDesk kan konfigureras för bokning av gemensamma resurser som tjänstebilar per timme eller hela dagar. Resurser kan beskrivas med bilder och text, bokningsbehörigheten kan begränsas och en resurs kan spärras under service. Omfattning och konkret konfiguration bestäms separat.
Testa flödet från bokning till nyckelåterlämning med en tydligt märkt testbokning. Kontrollera både bokningsöversikten och den faktiska överlämningen. Spara sedan en kort instruktion med en ansvarig och en kontaktväg vid problem.
Läs om bokning av parkering och gemensamma resurser med MyDesk.