Reserve todo el tiempo que el coche estará fuera
Reservar coches de empresa compartidos requiere una reserva y un acuerdo sobre la entrega física. Reserve el coche desde la recogida hasta la devolución prevista para que el siguiente compañero no planifique un viaje mientras el vehículo sigue en carretera.
Si se utiliza para una reunión fuera de la oficina, incluya también el tiempo de desplazamiento. Un posible margen de tiempo es un acuerdo local de planificación, no una configuración automática del sistema de reservas por sí mismo. Cancele la reserva si se anula el viaje.
Acuerde la recogida y la responsabilidad sobre las llaves
- ¿Dónde está el coche y cómo se identifica?
- ¿Dónde se recoge la llave y quién ayuda si no está?
- ¿Se pueden recoger el coche y la llave a la hora reservada?
- ¿Dónde se comunican las piezas que faltan o los daños visibles antes de salir?
Un horario libre en el calendario no equivale a tener acceso a una llave. Si se entrega en recepción, su horario debe encajar con el viaje. Un armario de llaves o una llave digital necesita una solución propia acordada. No suponga que se incluye con la reserva.
Devuelva el coche preparado para el siguiente compañero
Describa el lugar de devolución, dónde dejar la llave y lo acordado para el combustible o la recarga. Siga las instrucciones del vehículo y del equipo de carga. La persona responsable de los coches debe definir qué comprueba el personal y a quién contactar si hay problemas.
Retire sus pertenencias, devuelva los equipos a su sitio y comunique lo que falte para poder informar al siguiente usuario. Una reserva finalizada no demuestra por sí sola que la llave se haya devuelto ni que el coche esté listo para otro viaje.
Gestione los retrasos antes de la siguiente reserva
Si el viaje se retrasa, contacte con la persona responsable con tiempo para revisar la siguiente reserva. Acuerde quién ayuda al compañero afectado a encontrar una alternativa. No cuente con cambios automáticos de reserva, mensajes o cambios de acceso si no se han verificado en su solución.
Separe la reserva de la gestión operativa y el acceso
MyDesk puede configurarse para reservar recursos compartidos, como coches de empresa, por horas o días completos. Los recursos pueden tener imágenes y descripciones, se pueden limitar los permisos de reserva y bloquear un recurso durante el mantenimiento. El alcance y la configuración concreta se acuerdan por separado.
Pruebe el proceso desde la reserva hasta la devolución de la llave con una reserva de prueba claramente identificada. Compruebe tanto la vista de reservas como la entrega real. Guarde después unas instrucciones breves con una persona responsable y un contacto para problemas.
Lea sobre reservas de aparcamiento y recursos compartidos con MyDesk.
Consulte también la lista de comprobación de las normas de aparcamiento de la oficina.