Book hele det tidsrum, bilen er væk
Booking af fælles firmabiler kræver både en reservation og en aftale om den fysiske overdragelse. Reservér bilen fra afhentning til forventet aflevering, så næste kollega ikke planlægger en tur, mens bilen stadig er på vejen.
Skal bilen bruges til et møde ude af huset, skal transporten også tælles med. En eventuel tidsmargin er en lokal planlægningsaftale; den er ikke i sig selv en automatisk indstilling i bookingsystemet. Afbestil reservationen, hvis turen bortfalder.
Aftal afhentning og nøgleansvar
- Hvor står bilen, og hvordan genkendes den?
- Hvor hentes nøglen, og hvem hjælper, hvis den mangler?
- Kan bilen og nøglen hentes på det reserverede tidspunkt?
- Hvor meldes mangler eller synlige skader før afgang?
En ledig tid i kalenderen er ikke det samme som adgang til en nøgle. Hvis udleveringen sker gennem receptionen, skal åbningstiden passe til turen. En nøgleboks eller digital bilnøgle kræver sin egen afklarede løsning; antag ikke, at den følger med en reservation.
Aflever bilen klar til næste kollega
Beskriv afleveringssted, nøgleplacering og den aftalte håndtering af brændstof eller opladning. Følg bilens og ladeudstyrets anvisninger. Den ansvarlige for bilerne skal fastlægge, hvad medarbejderen kontrollerer, og hvem der kontaktes ved fejl.
Tøm bilen for egne ting, læg udstyr tilbage, og meld mangler, så næste bruger kan få besked. En afsluttet reservation dokumenterer ikke alene, at nøglen er returneret, eller at bilen er klar til en ny tur.
Håndtér forsinkelse før næste booking
Bliver turen forsinket, skal den ansvarlige kontaktes i tide til at undersøge den næste reservation. Aftal, hvem der hjælper den berørte kollega med et alternativ. Regn ikke med automatisk ombooking, beskeder eller ændret adgang, medmindre det er verificeret i jeres løsning.
Skil reservation fra drift og adgang
MyDesk kan sættes op til booking af fælles ressourcer som firmabiler i timer eller hele dage. Ressourcer kan beskrives med billeder og tekst, bookingadgangen kan afgrænses, og en ressource kan spærres i perioder med service. Omfang og konkret opsætning afklares særskilt.
Afprøv forløbet fra reservation til nøgleaflevering med en tydeligt mærket testbooking. Kontrollér både bookingoversigten og den faktiske overdragelse. Gem derefter en kort instruktion med en ansvarlig og en kontaktvej ved problemer.
Læs om booking af parkering og fælles ressourcer med MyDesk.