Réservez toute la durée d’absence de la voiture
La réservation de voitures de service partagées exige une réservation et un accord sur la remise physique. Réservez la voiture de son retrait à son retour prévu pour que la personne suivante ne planifie pas un trajet alors qu’elle est encore sur la route.
Pour une réunion hors des bureaux, comptez aussi le temps de déplacement. Une éventuelle marge de temps relève d’un accord local de planification ; elle ne constitue pas en soi un réglage automatique du système de réservation. Annulez la réservation si le déplacement est annulé.
Convenez du retrait et de la responsabilité des clés
- Où se trouve la voiture et comment l’identifier ?
- Où récupérer la clé et qui aide si elle manque ?
- La voiture et la clé sont-elles accessibles à l’heure réservée ?
- Où signaler les éléments manquants ou les dégâts visibles avant le départ ?
Un créneau libre dans le calendrier ne signifie pas que la clé est accessible. Si l’accueil la remet, ses horaires doivent convenir au déplacement. Un coffre à clés ou une clé numérique nécessite une solution distincte convenue au préalable. Ne supposez pas qu’elle accompagne une réservation.
Rendez la voiture prête pour la personne suivante
Décrivez le lieu de retour, où déposer la clé et les modalités convenues pour le carburant ou la recharge. Suivez les consignes du véhicule et du matériel de recharge. La personne responsable des voitures doit préciser les vérifications à effectuer et qui contacter en cas de problème.
Retirez vos affaires, remettez les équipements en place et signalez les éléments manquants pour pouvoir informer la personne suivante. Une réservation terminée ne prouve pas à elle seule que la clé a été rendue ou que la voiture est prête à repartir.
Gérez les retards avant la réservation suivante
Si le déplacement prend du retard, contactez la personne responsable assez tôt pour examiner la réservation suivante. Convenez de la personne qui aide le collègue concerné à trouver une autre solution. Ne comptez pas sur une réaffectation automatique, des messages ou un changement d’accès sans les avoir vérifiés dans votre solution.
Distinguez réservation, exploitation et accès
MyDesk peut être configuré pour réserver des ressources partagées, comme des voitures de service, à l’heure ou à la journée. Les ressources peuvent avoir des images et descriptions, les droits de réservation peuvent être limités et une ressource bloquée pendant la maintenance. Le périmètre et la configuration sont convenus séparément.
Testez le parcours de la réservation au retour des clés avec une réservation de test clairement identifiée. Vérifiez la vue des réservations et la remise réelle. Conservez ensuite une brève procédure avec une personne responsable et un contact en cas de problème.
Découvrez la réservation de places de parking et de ressources partagées avec MyDesk.
Consultez aussi la liste de contrôle des règles de stationnement des bureaux.