Was sollte eine Parkordnung enthalten?
Eine Parkordnung für das Büro beschreibt, wer welche Stellplätze nutzen darf, wann sie reserviert werden können und was bei Änderungen passiert. Sie sollte vor der Fahrt zum Büro leicht zu finden sein und zu den Vereinbarungen für das Parkgelände passen.
- Wer darf Mitarbeiter-, Gäste- und zweckgebundene Stellplätze buchen?
- Wie weit im Voraus und für wie lange kann ein Platz reserviert werden?
- Wie stornieren Sie einen Stellplatz, den Sie nicht mehr benötigen?
- Wer hilft, wenn der reservierte Platz belegt ist?
- Wo finden Sie Regeln zu Zugang, Parkberechtigungen und Laden?
Klären Sie zunächst, welche Plätze Sie vergeben können
Erstellen Sie eine gemeinsame Übersicht über die Stellplätze des Unternehmens und mögliche Einschränkungen im Miet- oder Betriebsvertrag. Unterscheiden Sie allgemeine Stellplätze, Gästeparkplätze und zweckgebundene Plätze. Ein Stellplatz mit besonderen Zugangsvoraussetzungen darf nicht als frei verfügbar für alle gelten.
Legen Sie fest, wer die Übersicht und Beschilderung aktuell hält. Berücksichtigen Sie vorübergehende Sperrungen, damit Beschäftigte ihre Ankunft nicht mit einem Stellplatz planen, den sie nicht nutzen können.
Wählen Sie eine Verteilungsregel, die erklärt werden kann
„Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, feste Zuteilungen und eine Kombination aus geteilten und reservierten Plätzen stellen unterschiedliche Anforderungen an die Verwaltung. Wählen Sie entsprechend Ihrem tatsächlichen Bedarf und beschreiben Sie etwaige Ausnahmen. Ist die Nachfrage größer als die Kapazität, müssen die Mitarbeiter wissen, was die Alternative ist, wenn es keine Plätze mehr gibt.
Vereinbaren Sie auch den Buchungszeitraum. Eine ganztägige Reservierung kann für einen ganzen Bürotag geeignet sein, während kürzere Besuche möglicherweise eine andere Vereinbarung erfordern. Verwenden Sie nur Zeiten und Regeln, die von Ihrem spezifischen Setup unterstützt werden.
Machen Sie die Stornierung zu einem Teil Ihrer Routine
Bitten Sie Beschäftigte, Reservierungen zu stornieren, sobald sich ihre Pläne ändern. Beschreiben Sie, wie ein Stellplatz freigegeben und die Stornierung überprüft wird. Unterscheiden Sie zwischen einer ungenutzten Reservierung und einem tatsächlich freien Stellplatz; das eine beweist nicht automatisch das andere.
Wenn Sie eine automatische Freigabe wünschen, klären Sie bei der Einrichtung Zeitpunkt, Bedingungen und die Grundlage zur Bewertung der Nutzung. Schreiben Sie erst nach einer Prüfung in Ihrer Lösung in die Parkordnung, dass eine bestimmte Automatik aktiv ist.
Planen Sie die Anreise des Gastes gesondert
Legen Sie fest, ob Gastgeber oder Empfang Gästeparkplätze reservieren und wer die Anfahrtsbeschreibung versendet. Gäste benötigen Adresse, Einfahrt, Uhrzeit sowie mögliche Vorgaben zu Parkberechtigung oder Registrierung. Eine Buchungsbestätigung allein belegt weder, dass sich eine Schranke öffnet, noch, dass die Anforderungen des Parkplatzbetreibers erfüllt sind.
Beispiel: Ein Gast kommt zu einem morgendlichen Meeting und bleibt länger als geplant. Der Gastgeber prüft die Möglichkeit einer Parkverlängerung und informiert den Gast über die bestätigte Vereinbarung. Wenn kein Platz vorhanden ist, nutzen Sie die an der Rezeption angegebene alternative Parkmöglichkeit.
Buchung, Zugang und Laden getrennt betrachten
Die Reservierung eines Stellplatzes für Elektroautos beschreibt für sich genommen weder den Ladevorgang noch die Bezahlung oder den Zeitpunkt zum Umparken. Verweisen Sie auf die konkreten Lade- und Parkregeln und nennen Sie einen Kontakt bei Störungen. Beschäftigte sollten nicht raten müssen, ob sie den Platz ohne Laden nutzen dürfen.
Von gemeinsamen Regeln zur Einrichtung in MyDesk
MyDesk unterstützt Parkplatzreservierungen vor der Ankunft und die visuelle Stellplatzauswahl. Zonen und Regeln werden bei der Einrichtung abgestimmt. Besprechen Sie anhand der schriftlichen Parkordnung den Lageplan, Zugang und Buchungsmöglichkeiten mit der verantwortlichen Person. Prüfen Sie den Ablauf anschließend mit einer beschäftigten Person und der Person, die Gäste betreut.
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