Book hele tidsrommet bilen er borte
Booking av felles firmabiler krever både en reservasjon og en avtale om den fysiske overleveringen. Reserver bilen fra henting til forventet tilbakelevering, slik at neste kollega ikke planlegger en tur mens bilen fortsatt er på veien.
Skal bilen brukes til et møte utenfor kontoret, må også reisetiden regnes med. En eventuell tidsmargin er en lokal planleggingsavtale, ikke i seg selv en automatisk innstilling i bookingsystemet. Avbestill reservasjonen hvis turen avlyses.
Avtal henting og ansvar for nøkler
- Hvor står bilen, og hvordan gjenkjennes den?
- Hvor hentes nøkkelen, og hvem hjelper hvis den mangler?
- Kan bilen og nøkkelen hentes på det reserverte tidspunktet?
- Hvor meldes mangler eller synlige skader før avreise?
En ledig tid i kalenderen er ikke det samme som tilgang til en nøkkel. Hvis nøkkelen utleveres i resepsjonen, må åpningstiden passe til turen. En nøkkelboks eller digital bilnøkkel krever en egen avklart løsning. Ikke anta at den følger med en reservasjon.
Lever bilen tilbake klar til neste kollega
Beskriv hvor bilen skal leveres tilbake, hvor nøkkelen skal ligge, og avtalt håndtering av drivstoff eller lading. Følg anvisningene for bilen og ladeutstyret. Den bilansvarlige må fastsette hva medarbeideren kontrollerer, og hvem som kontaktes ved feil.
Ta ut egne ting, legg utstyr tilbake og meld mangler slik at neste bruker kan få beskjed. En avsluttet reservasjon dokumenterer ikke alene at nøkkelen er levert tilbake, eller at bilen er klar til en ny tur.
Håndter forsinkelser før neste booking
Blir turen forsinket, må den ansvarlige kontaktes i tide til å undersøke neste reservasjon. Avtal hvem som hjelper den berørte kollegaen med et alternativ. Ikke regn med automatisk ombooking, meldinger eller endret tilgang med mindre det er verifisert i løsningen deres.
Skill reservasjon fra drift og tilgang
MyDesk kan settes opp for booking av felles ressurser som firmabiler i timer eller hele dager. Ressurser kan beskrives med bilder og tekst, bookingtilgangen kan avgrenses, og en ressurs kan sperres under service. Omfang og konkret oppsett avklares separat.
Test forløpet fra reservasjon til nøkkelinnlevering med en tydelig merket testbooking. Kontroller både bookingoversikten og den faktiske overleveringen. Lagre deretter en kort instruksjon med en ansvarlig og en kontaktvei ved problemer.