Boek de hele periode waarin de auto weg is
Gedeelde bedrijfsauto’s boeken vraagt om een reservering en een afspraak over de fysieke overdracht. Reserveer de auto van ophalen tot de verwachte terugkomst, zodat de volgende collega geen rit plant terwijl de auto nog onderweg is.
Is de auto nodig voor een afspraak buiten kantoor, tel dan ook de reistijd mee. Een eventuele tijdsmarge is een lokale planningsafspraak en op zichzelf geen automatische instelling in het boekingssysteem. Annuleer de reservering als de rit vervalt.
Spreek ophalen en verantwoordelijkheid voor sleutels af
- Waar staat de auto en hoe is die te herkennen?
- Waar haal je de sleutel op en wie helpt als die ontbreekt?
- Kunnen de auto en de sleutel op het gereserveerde tijdstip worden opgehaald?
- Waar meld je ontbrekende onderdelen of zichtbare schade vóór vertrek?
Een vrije tijd in de agenda is niet hetzelfde als toegang tot een sleutel. Geeft de receptie de sleutel uit, dan moeten de openingstijden bij de rit passen. Een sleutelkluis of digitale autosleutel vereist een afzonderlijk afgesproken oplossing. Ga er niet van uit dat die bij een reservering hoort.
Breng de auto klaar voor de volgende collega terug
Beschrijf de terugbrenglocatie, waar de sleutel hoort en de afspraken over brandstof of opladen. Volg de instructies van de auto en de laadapparatuur. De verantwoordelijke voor de auto’s moet bepalen wat medewerkers controleren en wie zij bij problemen benaderen.
Haal eigen spullen uit de auto, leg apparatuur terug en meld wat ontbreekt zodat de volgende gebruiker bericht kan krijgen. Een afgeronde reservering bewijst op zichzelf niet dat de sleutel is ingeleverd of de auto klaar is voor een volgende rit.
Handel vertraging af vóór de volgende boeking
Loopt de rit uit, neem dan op tijd contact op met de verantwoordelijke om de volgende reservering te bekijken. Spreek af wie de betrokken collega helpt met een alternatief. Reken alleen op automatisch omboeken, berichten of aangepaste toegang als dat in jullie oplossing is geverifieerd.
Maak onderscheid tussen reservering, beheer en toegang
MyDesk kan worden ingericht om gedeelde middelen zoals bedrijfsauto’s per uur of hele dag te boeken. Middelen kunnen afbeeldingen en beschrijvingen krijgen, boekingsrechten kunnen worden beperkt en een middel kan tijdens onderhoud worden geblokkeerd. De omvang en specifieke inrichting worden apart afgesproken.
Test het proces van reservering tot sleutelteruggave met een duidelijk gemarkeerde testboeking. Controleer zowel het boekingsoverzicht als de daadwerkelijke overdracht. Bewaar daarna een korte instructie met een verantwoordelijke en een contactmogelijkheid bij problemen.
Lees over parkeerplaatsen en gedeelde middelen boeken met MyDesk.