Que doit contenir une politique de stationnement ?
Une politique de stationnement au bureau précise qui peut utiliser quelles places, quand elles peuvent être réservées et comment gérer les changements. Elle doit être facile à trouver avant le trajet et respecter les accords applicables au parking.
- Qui peut réserver les places pour salariés, visiteurs ou usages particuliers ?
- Combien de temps à l’avance et pour combien de temps une place peut-elle être réservée ?
- Comment annuler une place dont vous n’avez plus besoin ?
- Qui aidera si la place réservée est occupée ?
- Où trouver les règles d’accès, d’autorisation et de recharge ?
Clarifiez d’abord les places que vous pouvez attribuer
Dressez un inventaire commun des places dont dispose l’entreprise et des restrictions éventuelles du bail ou du contrat d’exploitation. Distinguez les places générales, les places pour visiteurs et celles destinées à des usages particuliers. Une place soumise à des conditions d’accès spécifiques ne doit pas être comptée comme accessible à tous.
Désignez la personne qui tient l’inventaire et la signalisation à jour. Gérez les fermetures temporaires pour que les salariés ne prévoient pas leur arrivée en comptant sur une place inutilisable.
Choisissez une règle d’attribution facile à expliquer
Le principe du premier arrivé, premier servi, les attributions fixes et le mélange de places partagées et réservées demandent une gestion différente. Choisissez selon vos besoins réels et décrivez les exceptions. Si la demande dépasse la capacité, les salariés doivent connaître l’alternative lorsqu’il n’y a plus de places.
Convenez également de la période de réservation. Une réservation d'une journée complète peut convenir à une journée de travail complète, tandis que des visites plus courtes peuvent nécessiter un arrangement différent. Utilisez uniquement les heures et les règles prises en charge par votre configuration spécifique.
Intégrez l’annulation à la routine
Demandez aux salariés d’annuler dès que leurs projets changent. Expliquez comment libérer une place et vérifier l’enregistrement de l’annulation. Distinguez une réservation non utilisée d’une place réellement libre : l’une ne prouve pas automatiquement l’autre.
Si vous souhaitez une libération automatique, le moment, les conditions et la base d'évaluation de l'utilisation doivent être clarifiés lors de la configuration. N'écrivez pas dans la politique qu'une certaine automatisation est active avant qu'elle n'ait été vérifiée dans votre solution.
Prévoyez séparément l’arrivée des visiteurs
Décidez si la personne qui reçoit le visiteur ou l’accueil réserve sa place, et qui envoie les indications. Le visiteur a besoin de l’adresse, de l’entrée, de l’horaire et des éventuelles conditions d’autorisation ou d’enregistrement. Une confirmation de réservation ne prouve à elle seule ni qu’une barrière s’ouvrira, ni que les exigences de l’exploitant du parking sont remplies.
Exemple : un visiteur vient à une réunion le matin et reste plus longtemps que prévu. La personne qui le reçoit vérifie si la réservation peut être prolongée et lui communique ce qui a été confirmé. S’il n’y a pas de place, le visiteur utilise l’alternative indiquée par l’accueil.
Distinguez réservation, accès et recharge
La réservation d’une place pour véhicule électrique ne précise pas, à elle seule, la recharge, le paiement ou le moment où déplacer le véhicule. Renvoyez aux règles précises de recharge et de stationnement et indiquez un contact en cas de panne. Les salariés ne doivent pas avoir à deviner si une place peut être utilisée sans recharger.
Des règles communes à la configuration de MyDesk
MyDesk permet de réserver une place avant l’arrivée et de la choisir visuellement. Les zones et les règles sont définies lors de la configuration. Appuyez-vous sur la politique écrite pour examiner le plan, l’accès et les options de réservation avec la personne responsable de la solution. Vérifiez ensuite le parcours avec un salarié et la personne qui accueille les visiteurs.
Découvrez les possibilités de réservation de parking avec MyDesk.
Consultez notre article sur les réservations de parking et les places pour véhicules électriques.