Wat moet een parkeerbeleid bevatten?
Een parkeerbeleid voor kantoor beschrijft wie welke parkeerplaatsen mag gebruiken, wanneer ze gereserveerd kunnen worden en wat er bij wijzigingen gebeurt. Het moet vóór de rit naar kantoor makkelijk te vinden zijn en aansluiten bij de afspraken voor het parkeerterrein.
- Wie mag parkeerplaatsen voor medewerkers, bezoekers en bijzondere doeleinden reserveren?
- Hoe ver vooruit en voor hoelang mag een parkeerplaats worden gereserveerd?
- Hoe annuleer je een parkeerplaats die je niet meer nodig hebt?
- Wie helpt als de gereserveerde parkeerplaats bezet is?
- Waar vind je regels voor toegang, vergunningen en opladen?
Bepaal eerst welke parkeerplaatsen je kunt toewijzen
Maak een gezamenlijk overzicht van de parkeerplaatsen waarover het bedrijf beschikt en eventuele beperkingen in de huur- of exploitatieovereenkomst. Maak onderscheid tussen algemene plaatsen, bezoekersplaatsen en plaatsen voor bijzondere doeleinden. Tel een plaats met specifieke toegangsvoorwaarden niet mee als vrij beschikbaar voor iedereen.
Spreek af wie het overzicht en de bewegwijzering bijhoudt. Houd rekening met tijdelijke afsluitingen, zodat medewerkers hun aankomst niet plannen op basis van een plaats die ze niet kunnen gebruiken.
Kies een verdeelregel die kan worden uitgelegd
Wie het eerst komt, het eerst maalt, vaste toewijzingen en een combinatie van gedeelde en gereserveerde plaatsen vragen elk om een andere administratie. Kies wat past bij jullie behoeften en beschrijf eventuele uitzonderingen. Als de vraag groter is dan de capaciteit, moeten medewerkers weten wat het alternatief is wanneer alle plaatsen bezet zijn.
Spreek ook de reserveringsperiode af. Een dagreservering kan passen bij een hele kantoordag, terwijl kortere bezoeken een andere regeling kunnen vragen. Gebruik alleen tijdvakken en regels die door jullie instellingen worden ondersteund.
Maak annuleren onderdeel van de routine
Vraag medewerkers om te annuleren zodra hun plannen veranderen. Beschrijf hoe een parkeerplaats wordt vrijgegeven en hoe je controleert of de annulering is geregistreerd. Maak onderscheid tussen een ongebruikte reservering en een daadwerkelijk vrije parkeerplaats; het ene bewijst niet automatisch het andere.
Als jullie automatische vrijgave willen, spreek dan bij de inrichting het tijdstip, de voorwaarden en de manier om het gebruik te beoordelen af. Vermeld pas dat een bepaalde automatisering actief is nadat deze in jullie oplossing is gecontroleerd.
Plan de aankomst van de gast apart
Spreek af of de gastheer of gastvrouw dan wel de receptie bezoekersparkeren reserveert en wie de routebeschrijving stuurt. De bezoeker heeft het adres, de inrit, het tijdstip en eventuele eisen voor een vergunning of registratie nodig. Een reserveringsbevestiging bewijst op zichzelf niet dat een slagboom opengaat of dat aan de eisen van de parkeerbeheerder is voldaan.
Voorbeeld: een bezoeker komt voor een ochtendvergadering en blijft langer dan gepland. De gastheer of gastvrouw controleert of de parkeerreservering kan worden verlengd en vertelt de bezoeker wat is bevestigd. Als er geen plaats is, gebruikt de bezoeker het alternatief dat de receptie heeft aangegeven.
Houd reserveren, toegang en opladen gescheiden
Een reservering voor een elektrische auto beschrijft op zichzelf niet het opladen, de betaling of wanneer de auto moet worden verplaatst. Verwijs naar de concrete laad- en parkeerregels en geef een contactpersoon voor storingen. Medewerkers moeten niet hoeven raden of ze een plaats zonder opladen mogen gebruiken.
Van gezamenlijke afspraken naar de inrichting van MyDesk
MyDesk ondersteunt het reserveren van parkeerplaatsen vóór aankomst en het visueel kiezen van een plaats. Zones en regels worden bij de inrichting afgestemd. Gebruik het geschreven beleid om de plattegrond, toegang en reserveringsmogelijkheden met de verantwoordelijke te bespreken. Controleer daarna het proces met een medewerker en degene die bezoekers ontvangt.
Bekijk de mogelijkheden voor parkeerreserveringen met MyDesk.
Lees meer over het reserveren van parkeerplaatsen en plaatsen voor elektrische auto's.