¿Qué debe contener una política de aparcamiento?
Una política de estacionamiento para la oficina describe quién puede usar qué espacios, cuándo se pueden reservar y qué sucede en caso de cambios. Debe ser fácil de encontrar antes del desplazamiento a la oficina y coincidir con los acuerdos que se aplican a la propia zona de aparcamiento.
- ¿Quién puede reservar plazas para empleados, visitas y usos específicos?
- ¿Con cuánta antelación y durante cuánto tiempo se puede reservar una plaza?
- ¿Cómo se cancela una plaza que ya no se necesita?
- ¿Quién ayuda si la plaza reservada está ocupada?
- ¿Dónde se encuentran las normas de acceso, permisos y recarga?
Aclare primero qué plazas puede asignar
Elabore un inventario común de las plazas de la empresa y de las limitaciones del contrato de alquiler o explotación. Distinga entre plazas generales, para visitas y para usos específicos. Una plaza con requisitos especiales de acceso no debe contarse como disponible para todo el mundo.
Acuerde quién mantendrá actualizados el inventario y la señalización. Gestione los cierres temporales para que los empleados no planifiquen su llegada contando con una plaza que no pueden usar.
Elija una regla de distribución que pueda explicarse
El primero en llegar, el primero en ser atendido, las asignaciones fijas y la combinación de lugares compartidos y reservados plantean exigencias diferentes a la administración. Elija según sus necesidades reales y describa las excepciones. Si la demanda es mayor que la capacidad, los empleados deben saber cuál es la alternativa cuando no queden más plazas.
Acuerde también el periodo de reserva. Una reserva de día completo puede servir para una jornada en la oficina, mientras que las visitas cortas pueden necesitar otra opción. Utilice solo periodos y normas compatibles con su configuración.
Haga que la cancelación sea parte de la rutina
Pida a los empleados que cancelen en cuanto cambien sus planes. Explique cómo se libera una plaza y cómo comprobar que la cancelación se ha registrado. Distinga entre una reserva no utilizada y una plaza físicamente libre; una cosa no demuestra automáticamente la otra.
Si desea la liberación automática, durante la configuración se deben aclarar el momento, las condiciones y la base para evaluar el uso. No escriba en la política que una determinada automatización está activa antes de que se haya verificado en su solución.
Planifique la llegada de las visitas por separado
Acuerde si la persona anfitriona o la recepción reserva el aparcamiento para visitas y quién envía las indicaciones. La visita necesita la dirección, la entrada, la hora y los posibles requisitos de permiso o registro. La confirmación de reserva no demuestra por sí sola que se abrirá una barrera ni que se cumplen los requisitos del operador del aparcamiento.
Ejemplo: Una visita acude a una reunión por la mañana y se queda más tiempo del previsto. La persona anfitriona comprueba si se puede ampliar la reserva y le comunica lo que se ha confirmado. Si no hay plaza, se utiliza la alternativa de aparcamiento indicada por la recepción.
Separe la reserva, el acceso y la recarga
Reservar una plaza para un vehículo eléctrico no explica por sí solo la recarga, el pago ni cuándo se debe mover el coche. Remita a las normas concretas de recarga y aparcamiento e indique un contacto para incidencias. Los empleados no deberían tener que adivinar si pueden usar la plaza sin recargar.
De las normas comunes a la configuración de MyDesk
MyDesk permite reservar aparcamiento antes de llegar y elegir la plaza en un plano. Las zonas y las normas se acuerdan durante la configuración. Utilice la política escrita para revisar el plano, el acceso y las opciones de reserva con la persona responsable de la solución. Después, compruebe el proceso con un empleado y con quien atiende a las visitas.
Explore las opciones de reserva de aparcamiento de MyDesk.
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