Hva bør en parkeringspolicy inneholde?
En parkeringspolicy for kontoret beskriver hvem som kan bruke hvilke plasser, når de kan reserveres og hva som skjer ved endringer. Den skal være enkel å finne før turen til kontoret og samsvare med avtalene som gjelder for parkeringsområdet.
- Hvem kan bestille ansatt-, gjeste- og spesialplasser?
- Hvor lang tid i forveien og hvor lenge kan en plass reserveres?
- Hvordan avbestiller du en parkeringsplass du ikke trenger?
- Hvem hjelper hvis den reserverte parkeringsplassen er opptatt?
- Hvor finner du regler for tilgang, tillatelser og lading?
Avklar først hvilke plasser du kan tildele
Lag en felles oversikt over parkeringsplassene virksomheten disponerer og eventuelle begrensninger i leie- eller driftsavtalen. Skill mellom vanlige plasser, gjesteplasser og plasser med spesielle formål. En plass med særskilte adgangsvilkår skal ikke regnes som fritt tilgjengelig for alle.
Avtal hvem som holder oversikten og skiltingen oppdatert. Håndter midlertidig stengte plasser slik at ansatte ikke planlegger ankomsten ut fra en plass de ikke kan bruke.
Velg en fordelingsregel som kan forklares
Førstemann til mølla, faste tildelinger og en kombinasjon av felles og reserverte plasser stiller ulike krav til administrasjonen. Velg etter deres faktiske behov og beskriv eventuelle unntak. Dersom etterspørselen er større enn kapasiteten, må de ansatte vite hva alternativet er når det ikke er flere plasser.
Avtal også reservasjonsperioden. En heldagsreservasjon kan passe en hel kontordag, mens kortere besøk kan kreve en annen ordning. Bruk bare tidsrom og regler som støttes av deres konkrete oppsett.
Gjør avbestilling til en del av rutinen
Be ansatte avbestille så snart planene endres. Beskriv hvordan en parkeringsplass frigjøres og hvordan de kontrollerer at avbestillingen er registrert. Skill mellom en ubrukt reservasjon og en plass som faktisk er ledig; det ene beviser ikke automatisk det andre.
Hvis dere ønsker automatisk frigjøring, må tidspunkt, betingelser og grunnlaget for å vurdere bruken avklares under oppsettet. Ikke skriv at en bestemt automatikk er aktiv før den er kontrollert i deres løsning.
Planlegg gjestens ankomst separat
Avtal om verten eller resepsjonen skal reservere gjesteparkering og hvem som skal sende veibeskrivelsen. Gjesten trenger adresse, inngang, tidspunkt og eventuelle krav til tillatelse eller registrering. En bestillingsbekreftelse er ikke i seg selv dokumentasjon på at en bom åpner eller at parkeringsoperatørens krav er oppfylt.
Eksempel: En gjest kommer til et morgenmøte og blir lenger enn planlagt. Verten sjekker muligheten for å forlenge parkeringen og gir gjesten beskjed om bekreftet avtale. Hvis det ikke er plass, bruk alternativ parkeringsplass som er angitt av resepsjonen.
Hold bestilling, tilgang og lading atskilt
En reservasjon av en elbilplass beskriver ikke i seg selv lading, betaling eller når bilen skal flyttes. Henvis til de konkrete lade- og parkeringsreglene og oppgi en kontakt ved feil. Ansatte skal ikke måtte gjette om en plass kan brukes uten lading.
Fra felles regler til MyDesk-oppsett
MyDesk støtter reservasjon av parkering før ankomst og visuelt valg av plass. Soner og regler avklares under oppsettet. Bruk den skriftlige policyen som grunnlag for å gjennomgå kart, adgang og reservasjonsmuligheter med den ansvarlige for løsningen. Kontroller deretter forløpet med både en ansatt og den som håndterer gjester.
Se mulighetene med MyDesk parkeringsbooking.