Hvad bør en parkeringspolitik indeholde?
En parkeringspolitik for kontoret beskriver, hvem der kan bruge hvilke pladser, hvornår de kan reserveres, og hvad der sker ved ændringer. Den skal være nem at finde inden turen til kontoret og passe til de aftaler, der gælder for selve parkeringsområdet.
- Hvem må booke medarbejder-, gæste- og særlige pladser?
- Hvor langt frem og hvor længe kan en plads reserveres?
- Hvordan afbestiller man en plads, man ikke skal bruge?
- Hvem hjælper, hvis den reserverede plads er optaget?
- Hvor finder man regler for adgang, tilladelser og opladning?
Afklar først, hvilke pladser I kan fordele
Lav et fælles overblik over de pladser, virksomheden råder over, og eventuelle begrænsninger i leje- eller driftsaftalen. Skeln mellem almindelige pladser, gæstepladser og pladser med særlige formål. En plads med en særlig adgangsbetingelse skal ikke tælles med som frit tilgængelig for alle.
Aftal, hvem der holder oversigten og skiltningen opdateret. Midlertidigt lukkede pladser skal håndteres, så medarbejdere ikke planlægger deres ankomst efter en mulighed, der ikke findes.
Vælg en fordelingsregel, der kan forklares
Først til mølle, faste tildelinger og en kombination af fælles og reserverede pladser stiller forskellige krav til administrationen. Vælg efter jeres faktiske behov, og beskriv eventuelle undtagelser. Hvis efterspørgslen er større end kapaciteten, skal medarbejderne vide, hvad alternativet er, når der ikke er flere pladser.
Aftal også bookingperioden. En heldagsreservation kan passe til en hel kontordag, mens kortere besøg kan kræve en anden ordning. Brug kun tidsrum og regler, som understøttes af jeres konkrete opsætning.
Gør afbestilling til en del af rutinen
Bed medarbejderne afbestille, så snart planen ændrer sig. Beskriv, hvordan en plads frigives, og hvordan man kontrollerer, at afbestillingen er registreret. Skeln mellem en ubrugt reservation og en plads, der faktisk er ledig; det ene beviser ikke automatisk det andet.
Hvis I ønsker automatisk frigivelse, skal tidspunkt, betingelser og grundlaget for at vurdere brugen afklares ved opsætningen. Skriv ikke i politikken, at en bestemt automatik er aktiv, før den er kontrolleret i jeres løsning.
Planlæg gæstens ankomst særskilt
Aftal, om værten eller receptionen reserverer gæsteparkering, og hvem der sender vejledningen. Gæsten har brug for adresse, indkørsel, tidspunkt og eventuelle krav om tilladelse eller registrering. En bookingbekræftelse er ikke i sig selv dokumentation for, at en bom åbner, eller at parkeringsoperatørens krav er opfyldt.
Eksempel: En gæst kommer til et formiddagsmøde og bliver længere end planlagt. Værten kontrollerer muligheden for at forlænge parkeringen og giver gæsten besked om den bekræftede aftale. Er der ikke plads, bruges den alternative parkeringsmulighed, som receptionen har anvist.
Hold booking, adgang og opladning adskilt
En reservation af en elbilplads beskriver ikke alene opladning, betaling eller tidspunktet for at flytte bilen. Henvis til de konkrete lade- og parkeringsregler, og angiv en kontaktvej ved fejl. Undgå, at medarbejderne skal gætte, om en plads må bruges uden opladning.
Fra fælles aftale til MyDesk-opsætning
MyDesk understøtter reservation af parkering før ankomst og visuelt pladsvalg. Zoner og regler afstemmes ved opsætningen. Brug den skrevne politik som grundlag for at gennemgå kort, adgang og bookingmuligheder med den ansvarlige for løsningen. Kontrollér derefter forløbet med både en medarbejder og den, der håndterer gæster.
Se mulighederne i MyDesk parkeringsbooking.