Vad ska en parkeringspolicy innehålla?
En parkeringspolicy för kontoret beskriver vem som får använda vilka platser, när de kan reserveras och vad som händer vid ändringar. Den ska vara lätt att hitta före resan till kontoret och stämma med de avtal som gäller för parkeringsområdet.
- Vem kan boka personal-, gäst- och specialplatser?
- Hur långt i förväg och hur länge kan en plats reserveras?
- Hur avbokar du en plats du inte behöver?
- Vem hjälper till om den reserverade parkeringsplatsen är upptagen?
- Var hittar ni regler för tillträde, tillstånd och laddning?
Börja med att klargöra vilka platser ni kan fördela
Gör en gemensam översikt över företagets parkeringsplatser och eventuella begränsningar i hyres- eller driftavtalet. Skilj mellan vanliga platser, besöksplatser och platser för särskilda ändamål. En plats med särskilda tillträdesvillkor ska inte räknas som fritt tillgänglig för alla.
Bestäm vem som håller översikten och skyltningen uppdaterad. Hantera tillfälligt stängda platser så att medarbetarna inte planerar sin ankomst utifrån en plats som inte går att använda.
Välj en fördelningsregel som kan förklaras
Först till kvarn, fasta tilldelningar och en kombination av gemensamma och reserverade platser ställer olika krav på administrationen. Välj efter era faktiska behov och beskriv eventuella undantag. Om efterfrågan överstiger kapaciteten behöver medarbetarna veta vilket alternativ som finns när platserna är slut.
Bestäm även bokningsperioden. En heldagsbokning kan passa en hel kontorsdag, medan kortare besök kan behöva en annan lösning. Använd bara tidsperioder och regler som stöds av ert system och er konfiguration.
Gör avbokning till en del av rutinen
Be medarbetarna avboka så snart planerna ändras. Beskriv hur en parkeringsplats frigörs och hur man kontrollerar att avbokningen har registrerats. Skilj mellan en oanvänd reservation och en plats som faktiskt är ledig; det ena bevisar inte automatiskt det andra.
Om ni vill ha automatisk frigöring ska tidpunkt, villkor och underlaget för att bedöma användningen klargöras vid konfigurationen. Skriv inte att en viss automatik är aktiv innan den har kontrollerats i er lösning.
Planera besökarens ankomst separat
Bestäm om värden eller receptionen bokar besöksparkering och vem som skickar vägbeskrivningen. Besökaren behöver adress, infart, tid och eventuella krav på tillstånd eller registrering. En bokningsbekräftelse är inte i sig bevis för att en bom öppnas eller att parkeringsoperatörens krav är uppfyllda.
Exempel: En besökare kommer till ett förmiddagsmöte och stannar längre än planerat. Värden kontrollerar om parkeringen kan förlängas och meddelar besökaren vad som har bekräftats. Om det inte finns plats används det parkeringsalternativ som receptionen har anvisat.
Håll bokning, tillträde och laddning åtskilda
En reservation av en elbilsplats beskriver inte i sig laddning, betalning eller när bilen ska flyttas. Hänvisa till de aktuella laddnings- och parkeringsreglerna och ange en kontaktväg vid fel. Medarbetarna ska inte behöva gissa om platsen får användas utan laddning.
Från gemensamma regler till konfiguration i MyDesk
MyDesk stöder bokning av parkering före ankomst och visuellt val av plats. Zoner och regler stäms av vid konfigurationen. Använd den skriftliga policyn för att gå igenom kartan, tillträdet och bokningsmöjligheterna med den som ansvarar för lösningen. Kontrollera sedan flödet med både en medarbetare och den som tar hand om besökare.
Se möjligheterna med MyDesk parkeringsbokning.