Ein No-show liegt vor, wenn ein Besprechungsraum reserviert ist, aber niemand ihn nutzt. Gründe können eine abgesagte Besprechung, ein vergessener Serientermin oder der Wechsel zu einem Online-Meeting sein. Die Reservierung bleibt bestehen und die Kalenderübersicht ist für andere nicht verlässlich.
Beginnen Sie mit klaren Stornierungsroutinen. Wenn das Problem weiterhin besteht, können eine Bestätigung zu Beginn des Meetings und Freigaberegeln der nächste Schritt sein. Vereinbaren Sie immer, wie Sie mit Verzögerungen und Unterbrechungen umgehen, bevor eine automatische Regel in Kraft tritt.
Absagen und Serientermine aktuell halten
Vereinbaren Sie, dass der Organisator die Reservierung storniert oder aktualisiert, wenn der Raum nicht mehr benötigt wird. Bei Serienterminen sollte er regelmäßig prüfen, ob alle kommenden Besprechungen noch relevant sind und der gewählte Raum weiterhin gebraucht wird.
Prüfen Sie, ob die Änderung tatsächlich in der Buchungsübersicht des Raums erscheint. Eine Nachricht an die Teilnehmer ersetzt keine aktualisierte Reservierung. Klären Sie auch, wer bei Abwesenheit des Organisators die Verantwortung übernimmt.
Wählen Sie aus, wie ein Meeting bestätigt werden soll
Eine Reservierung zeigt, dass jemand den Raum nutzen möchte. Check-in oder erfasste Aktivität können zusätzliche Hinweise geben, ob die Besprechung begonnen hat. Die Methoden erfordern unterschiedliche Abläufe und Geräte.
Check-in an der Tür
Ein Raumbuchungsdisplay oder QR-Code kann Teil einer Lösung sein, mit der Teilnehmer ihre Besprechung bei der Ankunft bestätigen. Vereinbaren Sie, wer dies übernimmt und wie neue Mitarbeiter und Gäste den Ablauf kennenlernen.
Nutzung mit Sensoren erfassen
Ein Sensor kann zur Erfassung der Nutzung eingesetzt werden. Klären Sie, was der gewählte Sensor erkennt und wie sein Signal in die Buchungsregeln einfließt. Ein Raum kann auch vorübergehend leer sein, weil die Teilnehmer eine Pause machen.
Legen Sie eine Frist für die Raumfreigabe fest
Es gibt keine Frist, die zu jedem Arbeitsplatz passt. Betrachten Sie Ihre Besprechungen: Wie oft kommen Teilnehmer etwas später? Gibt es lange Workshops mit Pausen? Wer hilft, wenn eine Bestätigung nicht funktioniert?
Als Beispiel könnte ein Team eine Bestätigungsfrist von zehn Minuten testen. Das ist eine mögliche Testeinstellung und keine Empfehlung für alle. Prüfen Sie den Umgang mit Verspätungen und wie Teilnehmer erkennen, ob ihre Reservierung noch gilt.
Ein Mitarbeiter sollte einen Raum nicht allein deshalb übernehmen, weil er leer aussieht. Prüfen Sie den aktuellen Buchungsstatus und folgen Sie dem vereinbarten Ablauf zur Freigabe und erneuten Reservierung.
So kann MyDesk den Ablauf unterstützen
Mit MyDesk Besprechungsraumbuchung lässt sich die automatische Freigabe über den Check-in an einem Raumbuchungsdisplay, per QR-Code oder mit einem Sensor einrichten. Methode, Frist und Regeln werden bei der Einrichtung abgestimmt. Displays und Sensoren können zusätzliche Hardwareoptionen sein.
Wählen Sie die Methode, die Mitarbeiter im Alltag anwenden können. Eine einfache, verständliche Routine ist ein besserer Ausgangspunkt als Regeln, von denen niemand weiß, dass sie sie befolgen müssen.
Überprüfen Sie die Wirkung nach den ersten Wochen
Betrachten Sie sowohl ungenutzte Reservierungen als auch Besprechungen, die ihren Raum fälschlich verloren haben. Fragen Sie Organisatoren und Empfang, ob die Frist verständlich ist und ob bestimmte Räume oder Besprechungen andere Regeln benötigen.
Wenn Sie Buchungsdaten oder Sensordaten nutzen, müssen Sie bei der Beurteilung geplante und registrierte Nutzung getrennt halten. Lesen Sie unsere Übersicht über Bürosensoren zum Unterschied und lesen Sie den Leitfaden zur Planung von Besprechungsräumen für den gesamten Arbeitsablauf.
Checkliste für den ersten Test
- Ernennen Sie einen Verantwortlichen für Stornierungen und wiederkehrende Buchungen.
- Wählen Sie die Bestätigungsmethode und erklären Sie sie den Mitarbeitern.
- Legen Sie die Frist, den Umgang mit Verspätungen und die Hilfe bei Fehlern fest.
- Testen Sie die Regeln in einer begrenzten Anzahl von Räumen.
- Prüfen Sie freigegebene Reservierungen und Fehler, bevor Sie den Test ausweiten.