Se produce un no-show cuando una sala de reuniones está reservada, pero nadie la utiliza. Puede deberse a una reunión cancelada, una reserva periódica olvidada o participantes que han decidido reunirse en línea. La reserva permanece y el calendario deja de ofrecer una visión fiable para los demás.
Empezad por unas rutinas claras de cancelación. Si el problema continúa, el siguiente paso puede ser confirmar las reuniones al inicio y establecer reglas de liberación. Acordad siempre cómo gestionar los retrasos y las pausas antes de activar una regla automática.
Mantened al día las cancelaciones y las reuniones periódicas
Acordad que el organizador cancele o actualice la reserva cuando no se vaya a utilizar la sala. En las reuniones periódicas, debe comprobar de vez en cuando si todas las próximas reuniones siguen siendo necesarias y si todavía hace falta la sala elegida.
Comprobad que el cambio aparece en la vista de reservas de la sala. Avisar a los participantes no equivale a actualizar la reserva. Aclarad también quién asume la responsabilidad si el organizador está ausente.
Elegid cómo se confirmará la reunión
Una reserva indica que alguien tiene previsto utilizar la sala. La confirmación de llegada o la actividad registrada pueden aportar información adicional sobre si la reunión ha empezado. Los métodos requieren distintas rutinas y equipos.
Confirmación de llegada en la puerta
Una pantalla de sala de reuniones o un código QR pueden formar parte de una solución para confirmar la reunión al llegar. Acordad quién lo hará y cómo se explicará la rutina a nuevos empleados y visitantes.
Registro de uso con sensores
Un sensor puede formar parte del registro de uso. Aclarad qué detecta el sensor elegido y cómo se utiliza la señal en las reglas de reserva. Una sala también puede estar vacía temporalmente porque los participantes están haciendo una pausa.
Acordad un plazo antes de liberar la sala
No hay un plazo que sirva para todos los lugares de trabajo. Revisad vuestras reuniones: ¿Con qué frecuencia llegan los participantes un poco tarde? ¿Tenéis talleres largos con pausas? ¿Quién puede ayudar si falla una confirmación?
Como ejemplo, un equipo podría probar un plazo de confirmación de diez minutos. Es una configuración de prueba, no una recomendación para todos. Comprobad qué ocurre si hay retrasos y cómo pueden los participantes consultar si su reserva sigue vigente.
No ocupéis una sala solo porque parezca vacía. Comprobad el estado actual de la reserva y seguid el procedimiento acordado para liberar y reservar la sala.
Cómo puede ayudar MyDesk
Con reserva de salas de reuniones con MyDesk se puede configurar la liberación automática mediante confirmación en una pantalla de sala, un código QR o un sensor. El método, el plazo y las reglas se acuerdan durante la configuración. Las pantallas y los sensores pueden ser complementos de hardware opcionales.
Elegid un método que los empleados puedan utilizar a diario. Una rutina sencilla y bien entendida es un mejor punto de partida que unas reglas que nadie sabe que debe seguir.
Revisad los resultados tras las primeras semanas
Revisad tanto las reservas no utilizadas como las reuniones que hayan perdido su sala por error. Preguntad a los organizadores y a recepción si el plazo está claro y si hay salas o reuniones que necesitan otras reglas.
Si utilizáis datos de reservas o de sensores, distinguid entre uso previsto y uso registrado al evaluar los resultados. Consultad nuestra guía sobre sensores de oficina para entender la diferencia, y consultad la guía para planificar salas de reuniones para el flujo de trabajo general.
Lista de comprobación para la primera prueba
- Designad a una persona responsable de las cancelaciones y las reservas periódicas.
- Elegid un método de confirmación y explicádselo a los empleados.
- Acordad el plazo, cómo gestionar los retrasos y dónde pedir ayuda si hay errores.
- Probad las reglas en un número limitado de salas.
- Revisad tanto las reservas liberadas como los errores antes de ampliar la prueba.